Una empresa con 50 personas en finanzas depende del acceso a documentos. Un lunes, el sistema falla: 4 horas de caída, multitud de reuniones pospuestas, aprobaciones congeladas, gestión de proveedores paralizada... Ese día costó €120.000 en productividad perdida.
Podía ser una historia hipotética, pero realmente es lo que sucede cuando un sistema de gestión documental funciona con 76% de disponibilidad, como este ejemplo publicado en un estudio de Forrester.
¿Qué significa realmente 76% de disponibilidad en un gestor documental?
Este estudio de Forrester analizó empresas grandes con arquitecturas documentales complejas: 25.000 empleados, sistemas globales, datos regulados.
El hallazgo inicial fue inquietante: sus sistemas documentales tenían 76% de disponibilidad, es decir, se caían un determinado numero de veces al año. Entonces, sumando todos los gaps, podemos decir que el acceso a los documentos era de un 76%.
De forma más ilustrada, estaríamos hablando de una semana de trabajo completa perdida cada mes, por caídas no planificadas.
¿Qué ocurre cuando el gestor documental está caído?
- Las búsquedas no funcionan.
- Los flujos de aprobación se congelan.
- Los equipos no pueden acceder a información crítica.
- El soporte técnico dedica recursos a troubleshooting en lugar de innovación
Con OpenText Content Management (Extended ECM) desplegado correctamente, esas mismas empresas alcanzaban 99.5% de disponibilidad. Eso significa tan solo 1 hora de downtime anual (no mensual).
Lo que cambia en los números: disponibilidad vs. downtime
Escenario Base: 76% de disponibilidad (con una gestión documental sin optimizar)
Downtime por año 145 horas ≈ 3,5 semanas
Downtime por mes: ~12 horas
Equipo de 50 personas 600 horas perdidas/mes
Costo mensual (€25/h) €15.000
Coste anual €180.000
Con OpenText ECM: 99.5% de disponibilidad
Downtime por año: 1 hora (¡al año, no cada mes!)
Impacto real: prácticamente ninguno
Productividad recuperada 144 horas/año por empleado
Ahorro anual €180.000 recuperados
Cómo garantizar el 99% de acceso a los documentos de SAP
Con un gestor documental optimizado y integrado en SAP, como OpenText Extended ECM es posible garantir un acceso a los documentos que no comprometa el sistema y el flujo de trabajo de los departamentos. Esta solución presenta una arquitectura preparada para escalabilidad y resiliencia.
1. Infraestructura diseñada para estabilidad y escalabilidad
• Replicación automática de datos críticos entre servidores.
• Load balancing inteligente que distribuye la carga evitando saturación.
• Recuperación ante desastres integrada (DR/failover automático).
• Monitoreo proactivo 24/7 con alertas de degradación. En Grupo Saica, integramos 5 sistemas diferentes con millones de documentos y logramos una disponibilidad que permitió a 10.000 empleados trabajar sin interrupciones críticas.
2. Gestión inteligente de recursos (dimensionamiento correcto)
El downtime frecuente a menudo viene de una falta de capacidad (el sistema se satura y cae bajo carga), de procesos no optimizados (servicios duplicados que compiten por recursos) o una dependencias no identificadas (un servidor crítico falla y arrastra otros).
Con OpenText ECM te permitimos:
- Dimensionar la infraestructura correctamente desde el inicio
- Optimizar procesos para que los servicios críticos tengan recursos dedicados
- Eliminar redundancias costosas que ralentizan el gestor documental
3. Integración profunda y nativa con SAP
Si tu empresa usa SAP, OpenText Extended ECM está diseñado para funcionar como una extensión nativa del sistema:
• Acceso transparente a documentos desde SAP sin salir del sistema o cambiar de interfaz.
• Sincronización automática de datos entre sistemas sin pérdida de información
• Workflows que conectan SAP con gestión documental sin interrupciones
• Escalabilidad paralela: Si SAP crece, Extended ECM crece con él
En Brait garantizamos la información de tu empresa al 99% de disponibilidad
Si tu empresa sigue funcionando con disponibilidad mediocre en gestión documental, el costo real es mucho mayor que el software. Es productividad, confianza y velocidad de decisión.
En Brait implementamos soluciones OpenText Extended ECM que alcanzan +99.5% de disponibilidad. Conocemos los patrones de implementación que funcionan porque los hemos visto una y otra vez en empresas SAP grandes y pequeñas. Solicita una evaluación sin compromiso a tu sistema actual.
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