Imaginemos una semana cualquiera en el departamento de cuentas a pagar. María, especialista en facturación, llega a las 9 de la mañana con 100 facturas de proveedores en su bandeja de entrada en distintos formatos. Algunas son PDFs, otras hay que entrar en diferentes portales para descargar, etc.
Esto significa que cada una requiere una acción distinta por parte de María:
1. Lee el documento (5 minutos)
2. Extrae manualmente los datos: proveedor, cantidad, cuenta contable (5 minutos)
3. Busca la orden de compra correspondiente en SAP (2 minutos)
4. Verifica que los números coincidan (2 minutos)
5. Envía para aprobación (1 minuto)
Total: 15 minutos por factura.
Si tu empresa procesa 500 facturas al día, eso son 125 horas de trabajo manual semanales. .
Lo que cambia con la automatización
Un estudio reciente de Forrester observó empresas grandes que decidieron automatizar estos procesos con OpenText, registraron hasta 153.000 horas recuperadas en 3 años.
¿Qué significa esto en la práctica? Menos trabajo manual repetitivo y $5.5 millones en labor que no se fueron a data entry (picar datos), pero que se pueden reubicar estrategicamente. En este caso concreto, fueron 24 los procesos diferentes que se automatizaron (no solo facturas, también órdenes de compra, contratos, documentación de RR.HH.).
Y el número más importante: de 15 minutos a 45 segundos por factura.
Cómo funciona la automatización financiera en la práctica
Cuando una automatización se implementa correctamente, el flujo es transparente. Una factura llega (por email, portal, o escaneo) y el sistema lo que hace es:
1. La captura automáticamente. Entiende dónde está cada dato (proveedor, monto, líneas). No necesita un humano leyendo.
2. Busca la orden de compra. Conecta automáticamente la factura con la PO en SAP. Si coincide, no hay fricción.
3. Aprueba o retiene, dependiendo de las reglas configuradas. Por ejemplo, se pueden configurar reglas de negocio de forma que una factura menor a €10.000 y que coincide con determinado PO, se aprueba directamente. Si es mayor o hay discrepancia, se notifica automáticamente al responsable de aprobación.
4. Contabiliza automaticamente. Los asientos contables se generan sin intervención.
5. Archiva. Para auditoría, cumplimiento, búsqueda futura.
Todo en menos de un minuto. Ningún humano tocó el documento excepto para excepciones (y hay pocas).
¿Cómo impacta la automatización de procesos al equipo de Finanzas?
Cuando Forrester visitó empresas que automatizaron procesos, no se encontró a menos puestos de trabajo reemplazados por la IA, todo lo contrario. Muchos colaboradores que se dedicaban a estas tareas repetitivas y manuales fueron desplazados internamente a cargos más estratégicos como negociar con proveedores, analizar tendencias, mejorar procesos, vigilar el cumplimiento normativo y regulaciones, etc.
Ejemplo de ROI tras la automatización
Si a dirección el ahorro de “tiempo” no es un dato suficientemente justificado, pongámoslo en euros:
Inversión típica año 1 (dependiendo de la empresa/sistema)
Software + implementación: 80.000€ - 200.000€
10-12 semanas de proyecto
Beneficio (Año 1):
51.000 horas recuperadas: 1M€
Reducción de errores: 150.000€
Mejora en ciclo de cierre: 400.000€
Y no se detiene en año 2, recordemos que según el estudio de Forrester se ahorraron 153.000 horas en tres años, aunque evidentemente esto es un ejemplo concreto y los datos variarán según la especificidad de cada compañía.
¿Por qué funciona mejor que otras alternativas?
Algunas empresas prueban soluciones genéricas de RPA (robots que automatizan clicks) que, muchas veces, son frágiles, se quiebran (generando más parones) o que requieren mantenimiento constante.
Con OpenText, es diferente:
• Entiende los documentos de verdad. El sistema lee el contenido (proveedor, monto, líneas) sin importar de dónde venga. Si mañana el formato cambia, sigue funcionando.
• Aprende de excepciones. Si aparece un nuevo tipo de factura, el sistema aprende.
• Integración nativa con SAP. No es un sistema externo. Los trabajadores siguen trabajando en SAP.
• Gestión completa del ciclo de vida. Captura, aprobación, contabilización, archivos, retención legal, auditoría. Todo en un lugar, sin sistemas paralelos.
Ejemplo de un cliente Brait donde implementamos OpenText
Con el proyecto de automatización en Grupo Fuertes, empresa agroalimentaria con operaciones en múltiples países, hemos implementado OpenText para la centralización de procesos, unificación del departamento de Contabilidad y automatización del ciclo de facturación, con la finalidad de impulsar el crecimiento de la empresa. Los resultados fueron claros, un 70% de automatización alcanzada.
En Brait hemos visto esto funcionar una y otra vez. Sabemos cuáles son los procesos de mayor impacto, cómo priorizarlos, cómo implementarlos sin disrupciones. Agenda una sesión de 30 minutos con nuestro equipo. Analizaremos tus procesos específicos y te mostraremos dónde está la oportunidad real.
