Aunque SAP ofrece robustez en transacciones y datos estructurados, en muchas empresas, gran parte del trabajo cotidiano sigue haciéndose fuera de SAP, implicando abrir documentos, enviar correos o mover información entre sistemas. Esto pasa porque cada departamento tiene su repositorio, su forma de trabajar, o bien porque la información corporativa no está digitalizada y todavía se usa mucho papel. Además, cuando no hay un estándar a nível de gestión documental, cada usuario acaba teniendo su propia dinámica y guarda ficheros en su propio equipo, comparte otras versiones por email, etc.
Haciendo una integración del sistema SAP con un Gestor Documental inteligente como OpenText Extended ECM for SAP Solutions puede marcar toda la diferencia y ser la solución a esta problemática que tanto impacta al rendimiento empresarial. Este tipo de soluciones permite que los documentos y procesos estén integrados y automatizados. Veamos cómo.
Workflows y automatización con Extended ECM
Los procesos tradicionales enfrentan varios desafíos, como la revisión manual de documentos y aprobaciones y búsqueda de información dispersa entre carpetas y correos. Esto genera errores en transacciones debido a información incompleta y, muchas veces, falta de trazabilidad en auditorías que se refleja en pérdida de tiempo y más riesgos operativos.
OpenText Extended ECM for SAP Solutions permite diseñar workflows documentales inteligentes, integrados directamente con SAP y otros sistemas empresariales, mediante componentes que amplifican sus capacidades:
• Smart View, Mobile y Classic View: interfaces de usuario que garantizan la ejecución consistente de workflows en cualquier entorno. Los usuarios acceden a documentos, workflows y Business Workspaces a través de una UI moderna y uniforme, manteniendo la misma lógica de proceso.
• WebReports: entorno de scripting y reporting interno que permite automatizar procesos, generar informes, configurar alertas y consolidar métricas de cumplimiento. También posibilita disparar acciones en documentos o workflows según reglas predefinidas, actuando como motor de automatización dentro de Extended ECM.
• Bots: scripts o servicios preconfigurados que automatizan tareas repetitivas, como la creación de Business Workspaces, la actualización de metadatos o la generación de documentos y notificaciones, todo sin intervención manual.
Integrando estos componentes, cada documento sigue el flujo correcto desde su captura hasta su archivo o aprobación, asegurando coherencia, trazabilidad y cumplimiento normativo.
Ejemplo técnico práctico
Imaginemos un proceso de aprobación de contratos de proveedores:
- El documento se sube automáticamente al Business Workspace correspondiente en Extended ECM.
- El workflow envía notificaciones a los aprobadores, según roles definidos en SAP y reglas de negocio configuradas en WebReports.
- Las firmas digitales se recopilan automáticamente, ya sea con DocuSign, Signaturit o Core Signature, y se registran en el sistema garantizando trazabilidad completa.
- Una vez aprobado, el contrato se archiva en SAP, conservando metadatos, historial de revisiones y auditoría de acciones.
Todo esto sin necesidad de intervención manual y, al mismo tiempo, garantizando que la información siga el flujo correcto dentro del proceso, cumpla con las políticas corporativas y requisitos regulatorios, y quede completamente integrada y accesible en SAP.
Configuración técnica especializada con el equipo OpenText de Brait
Cada empresa tiene necesidades y desafíos distintos según volumen de documentos, procesos existentes y requisitos regulatorios. Definir correctamente un modelo de workflows inteligentes es clave para maximizar los resultados de un Gestor Documental. Para eso, es fundamental un buen análsis previo y un equipo experiente y calificado.
Contar con experiencia en integración y automatización documental es fundamental para garantizar un proyecto de digitalización eficaz, incluyendo sus workflows. En Brait, acumulamos muchos años de experiencia y una larga lista de implementaciones de éxito entre OpenText Extended ECM y SAP, gracias un departamento altamente calificado y totalmente dedicado a esta solución. Además, contamos con un equipo interno de Developers en caso de que haya la necesidad de customizar tu sistema.
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