Implementar un proyecto de digitalización no consiste solo en subir documentos a un repositorio digital. Para que la solución sea efectiva, hay que analizar cómo entra la información, en qué formatos, cómo se relaciona y cómo se gestiona su ciclo de vida.
A continuación, los puntos clave que deben considerarse en un proyecto de digitalización y que, por eso, deben ser tenidos en cuenta en la Digitalización de la Gestión Documental.
Cuando una empresa decide iniciar un proyecto de digitalización documental, la tecnología no debería ser el punto de partida. Antes de elegir una herramienta o arquitectura, es imprescindible entender cómo se genera, entra, se relaciona y se gobierna la información dentro de la organización.
Los seis pilares de una proyecto de digitalización
1. Canales de entrada de la documentación y formatos
El primer paso es identificar por dónde entra la información en la compañía. En la mayoría de los casos, la documentación llega por múltiples vías:
- Correo electrónico (uno de los principales canales en facturación y contratos)
- Documentación en papel que debe ser digitalizada
- Plataformas externas (portales de proveedores, repositorios compartidos, herramientas cloud)
Este análisis prévio permite dimensionar el proyecto, definir procesos de captura y evitar que parte de la documentación quede fuera del sistema.
Además, es el momento adecuado para decidir qué formatos se aceptarán en el gestor documental. Llegados a este punto muchas empresas o los Gestores de Proyecto, se colocan algunas cuestiones en las que les ayudamos desde Brait:
¿Puedo restringir formatos? (para que no se carguen videos o fotos, por ejemplo)
¿Debo dejar que los usuarios elijan las carpetas?
¿Cómo hago la ingesta controlada de la información? ¿Debe ser automática?
¿Debo dejar que suban documentación manual?
¿Qué datos “arrastrar” y llevar automáticamente a SAP?
2. Definición del modelo documental
El modelo documental es la base sobre la que se construye todo el sistema. Define:
- Dónde se almacenan los documentos.
- Qué metadatos se le asocian para su posterior recuperación.
- Gestión de permisos (Quién puede acceder a qué).
- Clasificaciones.
- Cómo se relacionan con los objetos de negocio (clientes, pedidos, empleados, contratos, etc.)
Elegir el Gestor Documental adecuado va apermitir que la información no se almacene de forma aislada, sino contextualizada dentro de los procesos. Por ejemplo, un contrato no es solo un archivo: está vinculado a un proveedor, a un pedido, a una factura y a un flujo de aprobación. Cuando el modelo está bien diseñado, el usuario accede a toda la información relacionada desde un único punto, sin tener que buscar en múltiples sistemas.
Finalmente, este modelo debe ser común para toda la organización, aunque respete las particularidades de cada departamento, para evitar la coexistencia de estructuras documentales diferentes y difíciles de mantener.
3. Valorar si es necesaria una migración documental
En muchos proyectos no se parte de cero. Las empresas ya disponen de documentación en carpetas compartidas, SharePoint u otros repositorios, Sistemas legacy, Archivos físicos digitalizados parcialmente, etc.
Aquí es necesario decidir qué documentación debe migrarse, cuál debe archivarse y cuál puede eliminarse. Es la fase a la que llamamos de mediación. En otras palabras, hacernos una idea de la documentación que hace falta mover, es decir la documentación viva por un lado y, por otro, la de hace 10, 20 años o en periodo de retención legal que necesita ser archivada.
No se trata de mover todo sin criterio, sino de realizar una migración selectiva basada en el valor del documento, en su uso real en los procesos y requisitos legales de conservación.
4. Flujos de trabajo a implementar
La digitalización aporta más valor cuando se acompaña de automatización de procesos. Es necesario definir qué documentos requieren aprobación, validaciones a tener en cuenta y qué acciones se ejecutan automáticamente (clasificación, archivo, notificaciones, etc.)
Aquí también se evalúa si es necesario incorporar firma electrónica, especialmente en procesos como contratación, validación de facturas o gestión de recursos humanos.
El objetivo es que el documento deje de ser un elemento pasivo y pase a formar parte activa del flujo de negocio.
| Somos partidarios de ir de menos a más. Vamos a empezar por lo básico: cómo estructuro la documentación y cómo la guardo. Una vez tengamos esto muy claro vamos a ver qué flujos de trabajo vamos a necesitar. Ir poco a poco añadiendo funcionalidades. | Antonio Sardinha, Brait
5. Modelos de seguridad en la digitalización
¿Quién va a poder acceder a qué?
No toda la documentación tiene el mismo nivel de confidencialidad. Por ello, el proyecto debe contemplar:
- Permisos por roles, grupos y departamentos.
- Niveles de acceso y capas de seguridad (por ejemplo, ocultar documentación específica en una carpeta compartida).
- Trazabilidad de quién consulta o modifica la información.
6. Integración con otros sistemas
Una gestión documental integrada con SAP u otros sistemas corporativos (Business Central, sistemas de compras o recursos humanos, plataformas externas, etc.) permite sacar aún más rentabilidad de los sistemas. En Brait somos expertos en integraciones en SAP, con especial enfoque en OpenText Extended ECM o Core Content Management (CCM), pero cuyo abanico de soluciones de caja es muy amplio. Podemos integrar OpenText con SharePoint, Success Factors, pasando por SalesForce, SAP y hasta conexión con varios sistemas adhoc distintos al mismo tiempo.
Todo esto lo tenemos en cuenta desde Brait. Sabemos que la integración posibilita una visión completa de la información y tenemos la capacidad técnica para este tipo de escenarios complejos.
Además, a nivel de integración se pueden abordar puntos como la Gestión del Ciclo de vida, es decir, qué ficheros se pueden eliminar pasado cierto tiempo. Esto toma especial relevancia en una contexto actual donde el cumplimiento normativo europeo a nivel de GPDR es cada vez más controlado. Por ejemplo, se puede automatizar la gestión de datos de empleados que se tienen que borrar al cabo de 5 años. Esto permite cumplir las normativas y evitar sanciones.
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En Brait tenemos más de 18 años de experiencia implentando soluciones ECM en contextos SAP.
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