Antes de elegir herramientas o definir procesos en un proyecto de Digitalización Documental, es fundamental realizar un análisis previo que permita tomar decisiones informadas, asegurar el éxito del proyecto y ahorrar en costes innecesarios.
Identificación de problemas y oportunidades a través del análisis previo
El análisis previo nos ayuda a conocer el estado actual de la empresa a nível de la dispersión de la información. Es decir, este paso nos ayuda a tener la visión de dónde se ubican los distintos documentos y sus flujos.
Cuando llevado a cabo de forma efectiva, se pueden localizar documentos dispersos relacionados con distintas oficinas de la empresa, plantas, almacenes, proveedores o partners.
Por otro lado, localizar toda esta información en diferentes canales, permite detectar silos de y duplicidades, analizar cómo se gestionan permisos y accesos, así como identificar procesos a mejorar. Todo esto va a ser clave en una definición clara de las necesidades y, consecuentemente, en la elección del gestor documental adecuado.
Definición de los objetivos de la Gestión Documental automatizada e inteligente
Antes de empezar la digitalización o implementar cualquier sistema, debemos definir qué queremos lograr con la digitalización:
- Reducir el tiempo perdido en búsquedas de documentación.
- Mejorar la trazabilidad y control de accesos.
- Automatizar flujos de trabajo e integrarlos, por ejemplo, con SAP.
- Garantizar que la información esté disponible y actualizada para quienes la necesiten.
Tener objetivos claros permite medir el éxito de la implementación y justificar la inversión ante la dirección.
Aunque estas soluciones de gestión documental no son baratas, una inversión bien planificada y alineada con las necesidades reales de los usuarios justifica ampliamente el coste, asegurando eficiencia, trazabilidad y escalabilidad futura.
Impacto en los tiempos de implementación
Realizar un análisis previo también tiene un efecto directo en la planificación del proyecto. Cuando los procesos, los requisitos y el modelo documental están definidos desde el inicio, es posible establecer un plan más realista con tareas acotadas, responsables claros y una duración estimada fiable. Esto evita uno de los problemas más habituales en proyectos de digitalización: las paradas constantes para redefinir alcance.
Sin ese análisis inicial, el proyecto avanza “sobre la marcha”. Surgen nuevos requisitos en fase de construcción, se reconfiguran estructuras ya implementadas y se generan ciclos de parar–redefinir–reimplementar que alargan los plazos de forma significativa. En muchos casos, lo que estaba previsto para seis meses termina extendiéndose más de un año.
Por el contrario, un enfoque basado en un alcance bien definido y validado por usuarios y equipo técnico permite cumplir los plazos y evolucionar posteriormente mediante mejoras controladas.
Ahorro de costes y control del alcance
La reducción de tiempos tiene un impacto directo en los costes, pero, además, cuando se identifican desde el principio los procesos a digitalizar, las funcionalidades necesarias y las expectativas de los usuarios, la propuesta económica se ajusta a la realidad. Esto evita desviaciones presupuestarias derivadas de funcionalidades no contempladas inicialmente, cambios de alcance durante la implementación o discrepancias entre lo esperado por el negocio y lo planificado por el equipo técnico.
Los proyectos que parten de un análisis sólido tienden a cumplir presupuesto y pueden reducir los costes totales de implantación de forma significativa.
Además, este esfuerzo inicial no se pierde tras el primer despliegue: se convierte en una guía reutilizable para futuros roll-outs a otros departamentos, lo que reduce tiempos y costes en las siguientes fases y garantiza coherencia en todo el modelo documental.
Los usuarios, eje central del análisis a los procesos corporativos
Un punto crítico del análisis previo es involucrar a los usuarios que trabajan con la documentación en el día a día ya que son ellos quienes mejor conocen los problemas reales en el trabajo a diario, aportando ideas que de otra forma pasarían desapercibidas.
Además, su participación facilita la adopción del sistema, ya que se sienten valorados y parte del proceso de transformación. Se evita, asimismo, la idea de que se les va a imponer un software nuevo al que tienen que adaptarse, sino que se les presenta como una solución a sus problemas.
| Es fundamental escuchar a los usuarios. No son ellos que deben adaptarse al software, sino que es la herramienta la que se adapta a sus necesidades. | Sofía Paredes, Brait
Brait, especialistas en digitalización documental (exitosa y sostenible)
Todos nuestros proyectos de digitalización de la Gestión Documental tienen en común que nos encargamos desde principio a fin. O sea, desde el análisis y recopilación de necesidades, hasta la entrega y soporte post go-live al equipo.
Identificamos problemas y oportunidades, definimos objetivos claros, involucramos a los usuarios y ayudamos a las empresas a elegir el Gestor Documental adecuado y justificar la inversión. Esto maximiza la eficiencia y reduce riesgos.
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