Aunque SAP gestiona las transacciones de forma eficiente cuando todo funciona correctamente, la realidad es que gran parte del trabajo en cuentas a pagar (AP) implica tareas manuales como la captura de datos, la conciliación con órdenes de compra, la gestión de excepciones, las decisiones sobre cuándo pagar, la conciliación de contratos, la gestión de mandatos de facturación electrónica y mucho más.
Para abordar este desafío, algunas soluciones de automatización de AP disponibles actualmente en el mercado se centran únicamente en la captura automática de datos de las facturas. Aunque esto es importante y constituye un primer paso necesario, no es suficiente para cubrir todo el abanico de desafíos a los que se enfrenta un equipo moderno de cuentas a pagar.
Soluciones como Invoicetrack de Springtime Technologies, nativas de IA y diseñadas específicamente para AP, están demostrando que existe una forma mejor de operar para los equipos financieros.
Qué hace diferente Invoicetrack frente a otras plataformas de automatización de AP
Springtime Technologies nació con una convicción que diferencia a Invoicetrack: a escala empresarial, AP es un problema de gobernanza, no solo de automatización. Su equipo ha desempeñado los mismos roles que desempeñan sus clientes: responsables de cumplir los SLA, definir modelos de personal, garantizar la preparación para auditorías y alcanzar objetivos de costes en centros de servicios compartidos globales. Esa experiencia operativa ha marcado cada decisión de producto y explica por qué Invoicetrack funciona de la manera en que lo hace.
1. Una única plataforma para el 100 % de tus facturas, incluidas las excepciones
Mientras que las soluciones tradicionales automatizan entre el 40 % y el 60 % de las facturas con datos de buena calidad antes de alcanzar su límite, Invoicetrack fue diseñado para resolver aquellos casos que los sistemas convencionales consideran permanentemente manuales: discrepancias de cantidades, órdenes de compra complejas, mandatos de facturación electrónica, múltiples monedas y entidades legales, y asignaciones de costes complejas, entre muchos otros.
¿Cómo lo consigue? Invoicetrack combina inteligencia artificial y lógica de decisión para determinar cómo debe gestionarse cada excepción e implementar esas políticas de forma masiva, en lugar de devolver el trabajo al equipo.
El impacto: hasta un 75 % de reducción de los costes laborales, antes incluso de considerar los descuentos por pronto pago capturados y la eliminación de pagos duplicados.
2. Integración profunda con SAP sin modificar ABAP
Invoicetrack se conecta a SAP mediante interfaces estándar, sin necesidad de notas SAP personalizadas ni desarrollos en ABAP.
- Acceso a datos maestros: lectura directa de datos de proveedores, órdenes de compra, datos contables y configuración de centros de coste.
- Lógica de decisión: aplica reglas de negocio utilizando metadatos históricos e inteligencia artificial para determinar la contabilización y los flujos de aprobación y pago.
- Contabilización automática: envía las facturas validadas directamente a SAP con trazabilidad completa.
La integración es rápida y no requiere una personalización compleja de SAP.
3. Captura todas las facturas, independientemente del canal
Las facturas no llegan únicamente por correo electrónico. Entre otros canales, Invoicetrack recibe facturas desde:
- Correo electrónico, PDF y archivos adjuntos: captura inteligente de datos.
- Portales de proveedores.
- Redes de facturación electrónica.
- Portales y pasarelas de las autoridades tributarias.
- Sistemas de compras.
Todas las facturas llegan a un único repositorio, independientemente de su origen, por lo que no existen flujos separados para los canales más complejos.
4. Cumplimiento global de la facturación electrónica, gestionado automáticamente
Las normativas de facturación electrónica varían según el país y cambian constantemente. Para una empresa que opera con múltiples entidades, esto supone un objetivo de cumplimiento en continuo movimiento. Invoicetrack incorpora la lógica correspondiente a cada jurisdicción en la que opera, en más de 75 países, para que los equipos de AP no tengan que realizar el seguimiento e interpretar cada normativa nacional. Cuando una regulación cambia, la plataforma actualiza automáticamente ese mapeo.
La recepción y el envío de documentos se realizan mediante una infraestructura estándar, sin desarrollos personalizados. Un conector con Peppol gestiona el intercambio en los países que utilizan esta red, y la integración con SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) permite que Invoicetrack transmita y reporte información a través del marco que ya utilizan las organizaciones que operan con SAP. Formatos como Factur-X, XRechnung y FatturaPA son compatibles de forma nativa, e Invoicetrack puede emitir facturas electrónicas conformes directamente o recibirlas desde cualquier plataforma de terceros.
5. Una IA que nace preparada y mejora continuamente
Invoicetrack no necesita un largo periodo de aprendizaje para ofrecer resultados. Durante la implantación aprende a partir del historial existente de facturas —hasta 18 meses de información— y utiliza ese conocimiento para generar la lógica de contabilización, conciliación y enrutamiento específica de cada organización. Los nuevos clientes alcanzan altos niveles de procesamiento sin intervención humana durante las primeras semanas, en lugar de esperar varios meses a que el sistema aprenda.
A partir de ahí, el sistema continúa mejorando. Cada corrección realizada por un aprobador se incorpora al modelo, de modo que la automatización cubre cada vez más casos en lugar de permanecer estática. La plataforma también transforma ese conocimiento en políticas ejecutables de AP, permitiendo que las decisiones se basen en reglas consistentes y no en llamadas aisladas de IA, manteniendo además la trazabilidad de cada una de ellas.
El resultado para los responsables financieros no es únicamente un procesamiento más eficiente, sino también información continua. Cada mes pueden identificar dónde se está perdiendo valor, qué proveedores generan fricción y cómo evoluciona el rendimiento entre distintas regiones.
Nada de esto funciona como una caja negra. Cada decisión tomada por la IA incorpora un nivel de confianza de 0 a 100 y una explicación en lenguaje natural sobre el motivo de esa decisión. Los usuarios de negocio pueden modificar cualquier sugerencia, y esa modificación se convierte en información de entrenamiento para el siguiente ciclo. Los reentrenamientos del modelo requieren aprobación previa y se validan mediante pruebas antes de ponerse en producción. Además, los niveles de autonomía pueden configurarse en cada etapa del proceso, de modo que el área financiera decide qué parte gestiona la plataforma de forma autónoma y qué parte requiere revisión humana.
La responsabilidad de los resultados sigue perteneciendo al negocio; Invoicetrack ejecuta las políticas y controles definidos por el departamento financiero. Nuestro resumen es sencillo: compra resultados, no agentes.
SAP e Invoicetrack: una combinación estratégica
En Brait entendemos que la verdadera transformación de AP se produce cuando confluyen estos elementos:
- Datos estructurados en SAP (transacciones, datos maestros y configuración).
- Captura, interpretación, toma de decisiones y automatización inteligente.
- Cumplimiento de los mandatos globales de facturación electrónica.
- Analítica avanzada de datos y optimización de procesos.
Brait aporta experiencia en:
- Integración profunda con SAP: conectando Invoicetrack con SAP de forma robusta, escalable y mantenible.
- Gobernanza documental.
- Facturación electrónica global: con amplia experiencia implantando soluciones SAP en numerosos países de todo el mundo.
- Auditoría y trazabilidad.
El coste de no hacer nada
Antes de terminar, consideremos la alternativa: mantener el sistema tal y como está.
Escenario actual para una organización típica de tamaño medio o grande:
- Equipo de AP: 100 personas.
- Volumen anual de facturas: 500.000.
- Excepciones manuales: 35–40 % (requieren revisión humana).
- Ciclo medio de pago: entre 15 y 30 días.
- Coste anual del personal de AP: 4 millones de euros.
Costes ocultos que probablemente no se están midiendo:
- Pagos duplicados no detectados: aproximadamente 1M€.
- Asume una tasa de duplicidad del 2 % con una recuperación del 60 %.
- Asume una tasa de duplicidad del 2 % con una recuperación del 60 %.
- Descuentos por pronto pago perdidos: aproximadamente 1,6M€.
- Asume que el 80 % de los proveedores ofrecen descuentos y que se captura el 20 % de ellos con un descuento del 2%.
- Cumplimiento contrato-factura: aproximadamente 1,2M€.
- Basado en una media del sector de 1M€ por cada 1.000 millones de gasto según Gartner, asumiendo un gasto de 1.250 millones distribuido entre 500.000 facturas.
Coste total de la inacción: aproximadamente 3,8 millones de euros al año.
Esta cifra supera ampliamente la inversión necesaria para automatizar los procesos y mejorar la eficiencia, especialmente cuando se analiza a largo plazo.
Confía en Brait y descubre las ventajas de Springtime Technologies
En Brait llevamos más de 18 años ayudando a las empresas a transformar sus operaciones financieras. Hemos implantado cientos de proyectos de automatización en ecosistemas SAP. Por eso, cuando encontramos una solución que realmente ofrece resultados a gran escala, la compartimos.
Invoicetrack de Springtime Technologies es una de esas soluciones.
Si tu organización está preparada para convertir las cuentas a pagar en un verdadero motor de creación de valor financiero, hablemos. Analizaremos tus necesidades y diseñaremos una hoja de ruta personalizada para alcanzar un mayor nivel de automatización y eficiencia en AP.
