La mayoría de las organizaciones no son conscientes del impacto real que tiene una mala gestión documental hasta que por ejemplo intentan automatizar un proceso financiero, superar una auditoría o implantar un workflow en SAP.
En ese momento aparece el problema y nos damos cuenta de que los documentos no están donde deberían, existen múltiples versiones y nadie sabe cuál es la válida.
Según Oxford Economics, los usuarios de aplicaciones empresariales pueden perder más del 10 % de su jornada buscando información, lo que equivale a hasta 24 días laborables al año.
Entonces es cuando podemos decir que el problema no es solo tecnológico (por eso la nube per se no lo soluciona) sino un modelo deficiente de gestión de la información.
El coste de no tener tu Gestión Documental integrada
¿Quién no se ha visto buscando un documento sin saber ni por dónde empezar? Esto porque muchas veces la documentación de la empresa está dispersa en carpetas locales o compartidas, correos electrónicos, repositorios no conectados o hasta en nuestro propio desktop…
Esto provoca un trabajo reactivo, manual, lento, retrasando el trabajo en procesos.
“¿Dónde está el contrato?”, “¿Cuál es la última versión?”, “¿Quién tiene el documento válido?”…
Este tiempo no se mide en los KPIs financieros, pero impacta directamente en tiempos de ciclo de facturas, cierres contables, atención a proveedores y hasta auditorías. Y, sobre todo, en la capacidad de automatización. No se puede automatizar lo que no está estructurado. Por eso en otro artículo explicamos cómo migrar de la gestión documental en papel a un sistema automatizado.
El reto de la digitalización para una automatización documental efectiva
A parte de la dispersión de información corporativa, otro problema común es la proliferación de versiones: el mismo contrato en tres versiones, una copia en SharePoint, otra enviada por email (¿pero era esta la buena…?) , una versión “final_v3_definitiva_OK” (¿seguro?)…
Esto genera mucha incertidumbre operativa y riesgo legal. En entornos SAP, además, impide vincular correctamente documentos a objetos de negocio, ejecutar workflows automáticos o garantizar trazabilidad. Asimismo, todas estas cuestiones deben ser consideradas cuando empezamos un proyecto de digitalización y tenemos que elegir un Gestor Documental adecuado a las necesidades de la empresa.
La solución no es almacenar en la nube, es gestionar información en su(s) contexto(s).
Sin un repositorio único, controlado y seguro, la gestión documental se queda a medias. Muchas organizaciones creen que ya tienen la gestión documental resuelta porque disponen de un repositorio donde “guardar” documentos. Y creen que la solución está en la “nube”. Sin embargo, almacenar no es gestionar.
Cuando un documento vive en una carpeta, aunque esté en la nube, sigue dependiendo de que alguien haga una gestión efectiva del sistema. Aunque, eso sí, la automatización facilite la búsqueda, archivado, trazabilidad y seguridad en los accesos y cuando se comparten archivos.
Además, a nivel financiero, un DMS integrado con SAP permite, por ejemplo, consultar la factura desde la transacción contable, acceder al contrato desde el pedido o visualizar albaranes desde la recepción de mercancía, entre otros.
Impacto real de la Gestión Documental en la eficiencia operativa
Cuando la gestión documental se integra en los procesos SAP, las mejoras son inmediatamente tangibles:
- Reducción del tiempo de búsqueda de información.
- Eliminación de duplicidades.
- Workflows de aprobación automáticos.
- Auditorías más rápidas y trazables.
- Control de accesos y mayor seguridad de la información.
- Se reducen silos, riesgos legales y sanciones en caso más extremos.
La gestión documental no debe ser vista como un proyecto aislado, o de una simple modernización, debe ser el fundamento de la automatización end-to-end.
Confía en Brait para la Gestión Documental inteligente en SAP
En Brait trabajamos la gestión documental como parte de la arquitectura de procesos SAP, a través de un análisis previo del modelo de información, definición de criterios documentales, integración con objetos de negocio y automatización de workflows.
El objetivo no es solo minimizar el papel y digitalizar documentos, sino eliminar tiempos improductivos y habilitar una automatización real que nos permita a las personas aportar valor en los procesos y aspectos relevantes con los que trabajamos en nuestro día a día.
Si quieres, analizamos tu situación actual y te explicamos como podría ser el roadmap de digitalización documental en tu empresa, ¡sin compromiso!
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