La gestión documental basada en papel implica costes elevados, poca trazabilidad y riesgo de errores. Migrar a un sistema digital y automatizado permite reducir tiempos, mejorar la seguridad de la información y cumplir con las normativas vigentes.
En este artículo te mostramos los pasos clave para realizar una transicióneficaz, sin fricciones y con resultados.
1. Auditar el proceso actual de gestión documental
Antes de iniciar la digitalización, es fundamentalanalizar:
- Qué tipos de documentos gestionas (facturas, contratos, pedidos, recibos…
- Dónde se almacena la información actualmente.
- Cuáles son los flujos de aprobación y sus cuellos de botella.
- Qué tareas son manuales y repetitivas.
- Qué riesgos existen: pérdidas, duplicados, retrasos, errores.
Una auditoría inicial permitirá dimensionar el proyecto y priorizar las áreas con mayor impacto.
2. Digitalizar y clasificar los documentos físicos actuales
Para avanzar hacia un sistema automatizado, recomendamos convertir tu documentación existente en formato digital:
- Escaneo y OCR
Utiliza tecnología OCR para extraer la información yconvertirla en datos editables y buscables.
- Indexación por metadatos
Clasifica los documentos según los datos que los identifiqueny que posteriormente permitan su recuperación: proveedor, fecha, tipo dedocumento, número de factura, etc.
- Depuración y eliminación de duplicados
La digitalización es una oportunidad para limpiar elhistórico documental y optimizar el archivo.
3. Selecciona un sistema de gestión documental (DMS)adecuado
Elegir un DMS eficiente es clave para automatizar procesos,centralizar documentos y asegurar cumplimiento normativo. Un buen DMS puedeincluir OCR avanzado, flujos automatizados, gestión de versiones, control depermisos y trazabilidad.
En Brait trabajamos con partners líderes como DocuWare y OpenText (Extended ECM, Content Server y Archive Center), garantizando un sistemadocumental robusto que se integre en tu SAP, conectando documentos y procesos deforma nativa.
Un sistema moderno permite centralizar cualquier proceso de tu compañía como pueden ser: el proceso de cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contratos o documentación interna.
4. Integra el DMS con tus sistemas actuales
Para obtener el máximo nivel de automatización, laintegración es clave.
La integración garantiza flujos automáticos sin intervención manual desdecualquier sistema implantado en la compañía. Además, la integración con otras herramientas permitirá reducir silos de documentación al almacenar toda la información en un repositorio único accesible desde diferentes sistemas.
5. Rediseña tus flujos de trabajo para aprovechar la automatización
La digitalización no consiste en replicar procesos en papel,sino en mejorarlos:
- Sustituye firmas físicas por aprobaciones digitales. Con soluciones como Signaturit.
- Crea reglas automáticas según importes, departamentos o roles.
- Elimina pasos redundantes.
- Añade alertas automáticas para vencimientos y auditorías.
Esto reduce significativamente los tiempos de gestión.
6. Forma a tu equipo para asegurar una adopción exitosa
Una adopción correcta asegura resultados rápidos y sostenibles.
En Brait, haremos una integración de principio a fin, acompañando a tu equipo en todo momento.
Beneficios de migrar del papel a un sistema documental automatizado
- Reducción notable del tiempo de gestión.
- Eliminación de errores manuales y duplicados.
- Mayor seguridad y control de acceso.
- Cumplimiento normativo garantizado.
- Procesos más eficientes y trazables.
- Acceso inmediato y remoto a toda la información.
Migrar a un Gestor Documental inteligente, digital y automatizado con Brait
Como podemos constatar, no se trata solo de un mero uncambio tecnológico, sino de una transformación operativa que mejora la eficiencia, el control interno y la capacidad de crecimiento de la empresa. Conuna estrategia clara y una herramienta adecuada, la transición es rápida, segura y con retorno tanto a medio como largo plazo.
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En Brait ayudamos a las empresas a centralizar, digitalizar y automatizar sus procesos documentales, integrándonos con los sistemas y garantizando cumplimiento normativo en diferentes países.
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