Cada año surgen nuevas regulaciones, auditorías más exigentes y requisitos legales que requieren demostrar el control total de su información y la protección de datos.
Sin embargo, muchas empresas siguen teniendo los datos desperdigados: algunos en SAP, otros en correos electrónicos, documentos en máquinas locales, hasta información sensible sin auditoría clara de quién accede a qué y cuándo.
Con OpenText Extended ECM todo esto se puede gestionar de forma mucho más sencilla, centralizada y de forma a garantizar el cumplimiento normativo. Esta solución nos brinda una total gobernanza de información, trabajando continuamente en segundo plano para asegurar que cada documento siga su ciclo de vida correcto, que se apliquen políticas automáticamente, y que se cumpla cualquier regulación sin que tus equipos se ahoguen en tareas manuales.
La gobernanza de datos que SAP no puede resolver solo
Imaginemos una empresa financiera con 500 empleados usando SAP. Cuando reciben una factura de un proveedor, entra al sistema. Pero ¿qué pasa con el email del proveedor que la acompañó? ¿Y el archivo Excel con las condiciones negociadas? ¿Y la comunicación de cambios de cuenta bancaria?
Cada una de estas piezas termina en lugares distintos. El departamento de finanzas las guarda en una carpeta compartida, el responsable de proveedores las tiene en su equipo, otra persona en Outlook... Cuando se necesita información sobre dicho documento, se dedican horas buscando y preguntando quién tiene qué (y a rezar para que ningún documento crítico se haya eliminado accidentalmente).
Además, ¿quién dice cuánto tiempo debe conservarse esa factura? ¿Tres años por ley fiscal? ¿Cinco por política interna? ¿Y qué pasa cuando expira? ¿Se elimina automáticamente o se queda eternamente consumiendo almacenamiento y creando riesgos de privacidad?
Sin un sistema de gobernanza real, las empresas operan en la oscuridad. Están expuestas legalmente, desperdician recursos en búsquedas manuales, y no pueden responder con confianza a auditores o reguladores.
OpenText Extended ECM: gobernanza inteligente y automática en SAP
OpenText Extended ECM soluciona esto mediante un modelo robusto de gestión de registros y gobernanza de información que funciona dentro del contexto del trabajo real. Es decir, el compliance ocurre automáticamente mientras trabajan.
El núcleo: políticas de retención y disposición defensible
Extended ECM permite definir políticas de retención granulares basadas en el tipo de documento, departamento, cliente o regulación aplicable.
Por ejemplo: Todas las facturas de proveedores se conservan 7 años fiscales desde su cierre, luego se eliminan automáticamente. Todos los contratos de clientes se mantienen indefinidamente, pero los datos personales asociados se anonimizan tras 3 años de relación finalizada.
Estas políticas no son directrices que alguien debe recordar con un alerta en Team, con Extended ECM se configuran y el sistema las ejecuta automáticamente. Cuando llega el momento de disposición, el documento se destruye, dejando un registro de auditoría que prueba que la eliminación ocurrió conforme lo exige la ley.
Holds: Cuando la legalidad detiene la disposición
Extended ECM también permite aplicar "legal holds" (retenciones legales) sobre conjuntos específicos de información en caso de litigio. Una vez aplicado un hold, ningún documento dentro de su alcance se elimina, sin importar qué políticas de retención estén activas. El sistema lo bloquea automáticamente.
Cuando el litigio termina y la orden se levanta, el hold se elimina y la disposición automática continúa su curso. Todo documentado y auditado.
Trazabilidad completa
Cada acción en Extended ECM se registra: quién creó el documento, quién lo leyó, quién lo modificó o lo eliminó.
Integración nativa de OpenText ECM con SAP
Extended ECM se integra directamente con SAP de manera que los documentos, metadatos y políticas de gobernanza se sincronizan automáticamente. Un contrato archivado en Extended ECM se vincula al socio en SAP. Una factura procesada en SAP crea automáticamente un registro en Extended ECM con políticas aplicadas según el tipo de documento.
No hay necesidad de duplicar información, ni de mover manualmente documentos entre sistemas, ni siquiera salir de SAP.
Casos de uso en empresas con OpenText Extended ECM
Caso 1: Auditoría fiscal sorpresa
Una empresa manufactura recibe una auditoría fiscal sorpresa. Los auditores quieren ver todas las facturas de proveedores de los últimos 3 años, clasificadas por tipo de gasto, con todas las aprobaciones documentadas.
Sin Extended ECM: el equipo de finanzas pasa horas buscando documentos en carpetas compartidas, Outlook, archivos locales, hasta en papel. Encuentran facturas, pero algunas aprobaciones están perdidas. Se negocia extensión de plazos. El equipo IT hace backup y restaura bases de datos antiguas. El resultado son más costes, estrés interno y riesgo de sanciones.
Con Extended ECM: el sistema genera automáticamente un reporte que muestra cada factura, su estado de aprobación, trazabilidad completa, todas las modificaciones.
Caso 2: Gestión de retención de documentos financieros y fiscales
Una empresa debe cumplir con regulaciones de retención de documentos financieros entre 5 y 10 años dependiendo del tipo de documentación. Además, algunos documentos se deben eliminar al cabo de determinado tiempo y no se pueden guardar (como datos personales, de contacto, etc).
Sin Extended ECM: el equipo financiero intenta recordar cuánto tiempo guardar cada tipo de documento. Los documentos viejos se quedan indefinidamente en carpetas compartidas porque nadie se atreve a eliminarlos sin estar seguro. Cuando llega la auditoría, no hay evidencia clara de que se siguió una política de retención. El almacenamiento crece sin control, incrementando costos y riesgos de seguridad. Por otro lado, documentos que deberían estar bajo retención legal se eliminan accidentalmente.
Con Extended ECM: las políticas de retención se definen una sola vez según regulaciones fiscales y legales de cada jurisdicción. El sistema automáticamente etiqueta cada documento con su fecha de disposición. Cuando llega el momento, elimina documentos, sin intervención manual.
Resultado para el CFO: reducción de costos de almacenamiento, eliminación de riesgos legales, auditorías más rápidas, documentación automática del cumplimiento normativo.
Caso 3: Migración a SAP S/4HANA
Una empresa planea migrar de SAP ECC a S/4HANA y necesita garantizar que toda la información anterior se preserve, se clasifique correctamente, y se apliquen políticas de gobernanza a datos históricos.
Sin Extended ECM: análisis manual de docenas de documentos, clasificación manual, riesgo de pérdida de histórico, costes de limpieza de datos.
Con Extended ECM: los documentos históricos se integran automáticamente, los metadatos se sincronizan, las políticas se aplican según reglas predefinidas. La migración es limpia y auditada.
Brait tu aliada en la gobernanza de datos y Gestión Documental automatizada
Si tu empresa enfrenta desafíos de gobernanza, regulación compleja, o auditorías frecuentes, contáctanos hoy. En Brait, hemos implementado OpenText Extended ECM en docenas de empresas SAP. Conocemos cómo configurar políticas de retención que funcionen para tu industria y cómo integrarlo con SAP sin disrupciones.
