Digitalizar y automatizar la gestión de cuentas a pagar, facturas y otros procesos documentales es clave para optimizar la eficiencia y la trazabilidad de la empresa. Sin embargo, muchas organizaciones cometen errores que limitan los beneficios de la automatización y retrasan la transformación digital.
En este artículo, analizamos los errores más comunes y cómo evitarlos, con un enfoque integrado que abarca ERP, sistemas documentales y plataformas de automatización.
Automatizar procesos con documentos incompletos, duplicados o mal clasificados provoca errores y tareas duplicadas.
Cómo evitarlo:
- Limpieza y normalización de datos antes de digitalizar.
- Implementar validaciones automáticas (corrección de datos, control de duplicados, etc.) para garantizar la consistencia en metadatos.
- Asegurar que todos los documentos críticos están digitalizados correctamente.
No todas las plataformas soportan la automatización integral de procesos financieros y documentales. Limitarse a automatizar solo facturas o documentos puntuales reduce el valor real.
Cómo evitarlo:
- Implementar un gestor documental robusto que gestione facturas, contratos, pedidos, albaranes y otros documentos clave.
- Confía en compañías líderes como DocuWare y OpenText (Extended ECM, Core Content) para un ecosistema documental completo.
- Integra todo con tu ERP usando SAP Fiori para interfaces intuitivas y extensiones personalizadas
Digitalizar sin integrar con SAP u otros sistemas corporativos genera silos de información y procesos duplicados.
Cómo evitarlo:
- Conectar el DMS con SAP (o el ERP de tu compañía) para que los documentos y workflows estén disponibles en tiempo real y los usuarios no tengan que entrar en diferentes plataformas y sistemas.
- Implementa un sistema escalable que permita extender funcionalidades, automatizar aprobaciones y crear integraciones personalizadas.
Un error crítico al digitalizar y automatizar procesos financieros y documentales es no priorizar la seguridad de la información. Elegir un DMS sin protección adecuada puede exponer documentos sensibles (facturas, contratos, información financiera o personal) a brechas, accesos no autorizados o ataques de hackers.
Un sistema de gestión documental debe garantizar:
- Capa doble de seguridad asegurando que los datos estén protegidos en reposo y que el sistema cuente con backups diarios.
- Cifrado en reposo y en tránsito, para evitar fugas de información en cualquier punto del flujo.
- Trazabilidad completa, que permita ver quién accede, modifica o consulta un documento.
- Prevención frente a ataques externos, como brechas, ransomware o accesos no autorizados.
- Integración segura con SAP u otros ERPs, evitando puntos débiles entre el ERP y el repositorio documental.
Un sistema potente solo funciona si los usuarios saben cómo utilizarlo. La falta de formación provoca errores, resistencia al cambio y procesos ineficientes.
Cómo evitarlo:
- Capacitación específica por rol y departamento.
- Manuales, guías rápidas y soporte inicial.
- Definición clara de permisos y responsabilidades.
- Involucrando al equipo desde el inicio del proyecto de transformación
Beneficios de una Gestión Documental inteligente y automatización integral
- Gestión más rápida y trazable de documentos y procesos financieros.
- Reducción significativa de errores y duplicados.
- Cumplimiento normativo reforzado.
- Mejor integración con el ERP de la compañía y otros sistemas corporativos.
- Ahorro de tiempo y costes operativos.
- Flexibilidad para ampliar la automatización a nuevas áreas.
(Te puede interesar: 6 pasos para migrar de la gestión documental en papel a un sistema automatizado)
Digitalizar y automatizar procesos financieros y documentales no es solo implantar tecnología: es transformar la manera en que la empresa gestiona información, reduce errores y aumenta eficiencia. Evitar estos errores frecuentes asegura una implementación integral, segura y con retorno de inversión claro.
En Brait solo trabajamos con soluciones de Gestión Documental inteligente que cumplen los estándares de calidad y seguridad como DocuWare o OpenText, referente en este sector.
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