Desde 2019, la factura electrónica es obligatoria para la mayoría de las empresas en Colombia. Además de la factura electrónica, el país ha implementado otros documentos electrónicos obligatorios, como la nómina electrónica y documento soporte.
En Brait somos expertos en factura electrónica no solo en Colombia, donde tenemos oficinas, sino también en toda Latinoamérica. Trabajamos exclusivamente con partners que cuentan con la certificación de la DIAN como Proveedor de Servicios de Tecnología (PST).
A continuación, te explicamos cómo funciona la factura electrónica en Colombia, el sistema tributario y las últimas actualizaciones al respecto.
Última Actualización de la Factura Electrónica en Colombia (2025)
La DIAN ha introducido nuevas medidas para optimizar la factura electrónica en Colombia. A partir de abril de 2025, los emisores podrán generar facturas electrónicas con solo el tipo y número de identificación del comprador. El sistema completará automáticamente la información adicional, como el nombre o razón social y el correo electrónico del receptor, agilizando el proceso y evitando posibles retrasos.
Características de la Factura Electrónica en Colombia
Colombia ha desarrollado un sistema robusto de facturación electrónica que desde 2019 continúa evolucionando hacia una administración tributaria más moderna y automatizada. Se incluyen los siguientes componentes:
- Factura electrónica de venta.
- Reporte para validación de facturas de talonario o papel, en caso de incidencias tecnológicas del emisor.
- Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica: Documento digital que las empresas deben generar y reportar a la DIAN. Esto permite un registro más preciso de los pagos salariales y contribuciones, garantizando transparencia y cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales.
- Documento Soporte de Adquisiciones No obligados a facturar: Este se usa para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.
- Registro de Facturas Electrónicas de Venta como Título Valor (RADIAN): Es un sistema que administra, consulta y rastrea las facturas electrónicas de venta como título valor.
- Documentos equivalentes: Este documento usado como soporte de venta, y es el equivalente a factura de venta en los casos en que la norma expresamente lo señala y cumple la misma función legal y tributaria de registrar una transacción. Algunos de estos documentos son tiquete de máquina registradora con sistema POS, tiquete de transporte de pasajeros entre otros.
Modelo, formato y requisitos del Sistema de Facturación Electrónica en Colombia:
- Modelo: Método validación previa. Este proceso se realiza en facturas, notas débito y crédito electrónicas generadas y transmitidas a la DIAN para verificar que se cumplen los términos definidos por esta entidad. Es decir, se verifica si la factura electrónica cumple con los requisitos para ser un un documento fiscal y ser entregado al comprador junto con la factura electrónica.
- ERP: Los contribuyentes están obligados a emitir facturas electrónicas utilizando sistemas ERP, ya sean propios o subcontratados, que estén debidamente certificados y cumplan con las normativas fiscales vigentes
- Proveedores tecnológicos autorizados: Pueden emitir por medio de un proveedor autorizado por la DIAN la cual esté certificada y cumple con los estándares técnicos y legales exigidos para operar en el servicio de facturación electrónica, como Brait.
- Formato: UBL 2.1. Un formato estándar de generación de facturas en XML que se sirive de UBL V2.0.
- Reporte: Las empresas deben presentar informes periódicos a la DIAN sobre sus transacciones. Además, a nivel fiscal, se otorga un Código Único de Factura Electrónica (CUFE) encriptado para asegurar la integridad de la información.
- Firma digital: Obligatoria y generada a través de una entidad certificada, acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
Si necesitas facturar en Colombia, en Brait te ayudamos
En Brait entendemos los desafíos que puede representar para una empresa entender cómo funciona la factura electrónica en Colombia y cumplir con todos los requisitos.
Por eso mismo, ofrecemos un servicio integral con soluciones personalizadas que facilitan la generación, envío, recepción de facturas y registro de los eventos en RADIAN de forma integrada y automática, garantizando un full compliance.
¿Tienes dudas sobre cómo adaptar tu operación al nuevo entorno fiscal digital en Colombia?
Contáctanos en Brait: estamos aquí para ayudarte a cumplir con la ley y a facturar sin límites.
