La firma electrónica acelera contratos y aprobaciones, reduce riesgos, facilita auditorías, refuerza la seguridad y permite cumplir con las normativas de facturación electrónica.
En ecosistemas SAP, integrar la firma digital reduce tiempos, eleva la trazabilidad y prepara a la organización para mandatos B2B presentes y futuros. Se integra en compras, ventas, RR. HH., calidad y fiscalidad sin “tocar” el core.
En Brait integramos soluciones de firma electrónica / eSignature para que tengas cubierto en tu empresa la firma avanzada/cualificada y anonimización de datos, alineada con eIDAS y normativas de e-factura.
Qué es una firma electrónica y qué tipos existen
- Firma electrónica simple (SES): confirma intención, suficiente para acuerdos de bajo riesgo.
- Firma electrónica avanzada (AES): vincula firma a la identidad y detecta cambios. Válida para la mayoría de acuerdos B2B.
- Firma electrónica cualificada (QES): emitida por un proveedor de servicios de confianza (QTSP) con dispositivo cualificado. En la UE equivale legalmente a la manuscrita (eIDAS).
Para qué se usa la firma electrónica en las empresas
- Compras y finanzas (P2P): órdenes de compra, acuerdos marco, aprobaciones de facturas, aceptación de condiciones de pago y descuentos.
- Ventas y legal (O2C): contratos, NDAs, renovaciones, adendas, documentación compliance.
- Recursos Humanos: contrataciones, onboarding, políticas internas, consentimientos, acuerdos de teletrabajo y nómina donde aplique.
- Operaciones y calidad: actas de entrega, liberaciones, protocolos.
- Fiscalidad y auditoría: evidencias de aprobación y sellado de tiempo.
- Obligaciones B2B y marco regulatorio:
- Unión Europea: para facturas B2B, debe garantizarse “autenticidad e integridad”; se admite firma electrónica avanzada/cualificada, EDI o controles de gestión fiables. La exigencia de firma depende del esquema de factura electrónica adoptado (p. ej., algunas plataformas validan sin requerir que el emisor firme, como es el caso de Polonia otras exigen sello/firma como por ejemplo la factura electrónica en Bulgaria y la factura electrónica en Italia que exige un Timestamp).
- Latinoamérica y otros CTC: México, Brasil, Chile, Colombia, Perú, India, Arabia Saudí, Turquía, etc., operan esquemas de factura electrónica con validación/sello por autoridad o proveedor autorizado.
- India, Arabia Saudí, Turquía, Vietnam, entre otros, operan esquemas CTC donde la autenticidad se garantiza vía registro y sellado/validación de la autoridad.
Los requisitos varían por país y tipo de documento; conviene una arquitectura flexible y partners con cobertura regulatoria.
Seguridad de la firma electrónica: qué debe exigir un CFO/CIO
- Criptografía y PKI: certificaciones, almacenamiento seguro (HSM/QSCD), sellado de tiempo y validación a largo plazo.
- Identidad y control de acceso: verificación del firmante, segregación de funciones y registro de evidencias (audit trail).
- Integridad: hash del documento, firmas detectables ante cualquier alteración.
PKI (Public Key Infraestructure): conjunto de tecnologías, políticas y procesos que permiten emitir, gestionar y validar certificados digitales y claves criptográficas. Es la base técnica que hace posible la firma electrónica con garantías de identidad e integridad del documento.
Beneficios de la firma electrónica / eSignature
- Reducción del tiempo de ciclo en contratos, compras y cobranzas (días a horas/minutos).
- Menos riesgos de cumplimiento gracias a identidad robusta, integridad y trazabilidad.
- Mejor experiencia para clientes y proveedores; cierres contables más ágiles.
- Preparación para mandatos de e-factura/e-reporting y auditorías sin fricción.
¿Por qué integrar la firma electrónica en tu SAP con Brait?
- Colaboramos con las tecnologías más punteras del mercado, a través de alianzas estratégicas con partners como Signaturit y Validated ID, que además se pueden complementar con soluciones de anonimización de datos como Nymiz.
- Tenemos un enfoque clean core, por lo que nuestras integraciones son certificadas, siguen las recomendaciones y procedimientos de SAP, de forma a mantener el core de SAP intocable y actualizable.
- Contamos con un equipo internacional con larga experiencia y altamente certificado por lo que tendrás acompañamiento legal/técnico end-to-end y preparado para operar en múltiples países si necesario.
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