En el mundo empresarial actual, el correo electrónico sigue siendo el canal principal de comunicación, colaboración y gestión de información crítica. Sin embargo, la gran cantidad de mensajes y archivos que circulan diariamente puede dificultar el control, la trazabilidad y la seguridad de la información. La integración de OpenText Core Content Management (CCM) con Outlook soluciona estos desafíos, permitiendo a las organizaciones centralizar y automatizar la gestión de correos electrónicos y sus adjuntos, sin salir del entorno habitual de trabajo.
Apuntamos también que esta herramienta se puede también integrar al completo y de forma transparente para el usuario con otras soluciones, como SAP, Google Workspace o aplicaciones SaaS. Esto se traduce en una gestión de processos end-to-end en la nube de manera con un procesamiento inteligente de documentos, firma digital, automatización de procesos, archivado SAP y gestión de servicios.
Beneficios clave de la integración con Outlook/Microsoft 365 y OpenText CCM
1. Garantía de conservación de correos electrónicos valiosos
La integración de OpenText CCM con Outlook permite guardar de manera sencilla y segura los correos electrónicos importantes como registros oficiales dentro de la plataforma. Así, la información crítica no se pierde ni queda dispersa entre distintas bandejas de entrada, garantizando su trazabilidad y disponibilidad cuando sea necesario.
2. Optimización de flujos de trabajo sin salir de Outlook
Gracias al add-in de OpenText para Outlook, los usuarios pueden archivar correos, adjuntos y enlaces directamente en CCM, así como compartir documentos desde CCM sin tener que abandonar el correo electrónico. Además, la nueva actualización de CCM ofrece funciones avanzadas como carga masiva de emails con un solo clic, creación de carpetas, inserción de enlaces a documentos en los mensajes y la asignación dinámica de tareas a usuarios según su rol dentro de cada workspace.
3. Seguridad y cumplimiento normativo
Todos los correos, archivos adjuntos y enlaces almacenados en CCM cumplen con los más altos estándares de seguridad y regulaciones, protegiendo la integridad y confidencialidad de la información sensible de la empresa y facilitando el cumplimiento normativo.
4. Almacenamiento eficiente y búsqueda inteligente del contenido
La integración no solo permite almacenar mensajes y adjuntos, sino también gestionar enlaces y relacionarlos con procesos o proyectos específicos. Las herramientas inteligentes de búsqueda y clasificación agilizan la localización de información y la automatización de tareas, facilitando así el trabajo diario y reduciendo el tiempo invertido en encontrar documentos clave.
5. Gestión, acceso, búsqueda y colaboración sobre archivos con integración en Teams
Los usuarios pueden acceder a los documentos almacenados en OpenText Core Content Management directamente desde los canales y chats de Teams, facilitando la consulta, edición y colaboración en tiempo real. Además, los miembros del equipo pueden revisar, comentar y trabajar juntos sobre el mismo documento, manteniendo el control sobre versiones y permisos, ya que los documentos se comparten y trabajan desde Teams, pero siguen estando centralizados y protegidos en OpenText CCM.
Brait, tu aliado en la integración de OpenText y Microsoft
La integración de OpenText Core Content Management con Microsoft Outlook transforma la gestión documental, haciendo que sea más segura, eficiente y conforme a la normativa, todo sin cambiar la forma de trabajar de los usuarios. En Brait somos especialistas en la implantación y optimización de soluciones OpenText, ayudando a las empresas a digitalizar sus procesos, automatizar la gestión de correos electrónicos y alcanzar sus objetivos de negocio.
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