En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, la gestión segura y eficiente de la información entre usuarios internos y externos es clave. OpenText Core Share, como extensión cloud de Extended ECM, ofrece una solución integral para compartir documentos de manera segura, integrando proveedores, clientes y socios directamente en los flujos de trabajo de SAP.
Esta arquitectura asegura que los datos nunca queden aislados y que los procesos internos continúen de forma coherente.
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Arquitectura técnica de OpenText Core Share
La estructura de Core Share se basa en varios pilares que garantizan seguridad, integración y eficiencia:
Business Workspace centralizado
Cada objeto de negocio —ya sea un proveedor, cliente o proyecto— cuenta con un workspace asociado dentro de Extended ECM. Esto permite organizar y centralizar toda la documentación relevante en un único espacio accesible para los usuarios autorizados.
Core Share como extensión cloud
Los usuarios externos pueden acceder de manera segura mediante un portal web o enlaces controlados, sin necesidad de tener credenciales internas. Esto facilita la colaboración con proveedores y socios manteniendo el control total de la información compartida.
Sincronización multisistema
Todos los cambios realizados en Core Share se reflejan automáticamente en Extended ECM y SAP, y viceversa. Esto asegura que la información esté siempre actualizada y evita duplicidades o inconsistencias entre sistemas.
Integración con workflows y aprobaciones
Los documentos compartidos pueden activar workflows automáticos, enviar notificaciones y recopilar firmas digitales dentro del flujo SAP. De este modo, los procesos de revisión y aprobación continúan de manera fluida sin salir del ecosistema corporativo.
Ejemplo práctico de OpenText Core Share + Extended ECM en ecosistema SAP
Imaginemos que un proveedor debe enviar facturas y certificados de cumplimiento:
1. El proveedor carga los documentos directamente en Core Share.
2. Extended ECM sincroniza automáticamente los archivos con ECM (y que con el WorkSpace del proveedor, en caso de tenerlo).
3. Se activa un workflow interno en SAP: revisión de facturas, validación de certificados y asignación de aprobadores.
4. Todas las acciones quedan registradas en los logs de auditoría de SAP y Extended ECM.
5. Una vez validados, los documentos se archivan en SAP con metadatos completos, historial de versiones y trazabilidad.
Todo esto ocurre sin duplicar información ni salir del ecosistema SAP, garantizando seguridad, trazabilidad y eficiencia en cada paso.
Beneficios estratégicos de la integración OpenText Core Share
• Seguridad y control total: los usuarios externos solo acceden a la información que les corresponde, con permisos granulares y enlaces controlados.
• Colaboración eficiente: permite interacción directa con documentos y procesos en tiempo real, evitando retrasos en aprobaciones y revisiones.
• Trazabilidad completa: registro automático de accesos, cambios y aprobaciones, facilitando auditorías y cumplimiento normativo.
• Integración con SAP: todos los documentos forman parte del flujo de negocio, eliminando silos de información y mejorando la coherencia de los procesos.
• Escalabilidad: soporta un gran número de usuarios externos sin comprometer rendimiento ni seguridad.
En Brait ayudamos a las empresas a maximizar el valor de sus soluciones de gestión documental y colaboración externa. Con nuestra experiencia en integración de OpenText Core Share y Extended ECM con SAP, podemos garantizar que tus procesos críticos se ejecuten de manera más segura, eficiente y trazable.
Si quieres transformar la manera en que tu empresa gestiona documentos y colaboradores externos, contáctanos y acompañamos a tu empresa en cada paso de la implementación.
