Compartir externamente con clientes, proveedores y socios es algo inevitablemente y, por veces, un desafío en muchas empresas que usan SAP y que siguen sosteniendo prácticas tradicionales poco recomendables como enviar documentos por correo electrónico o usar carpetas compartidas que solo deberían ser internas. Se generan silos, errores, riesgo de incumplimiento y pérdida de trazabilidad.
OpenText Extended ECM for SAP Solutions, mediante Core Share, ofrece una solución integral que permite colaborar con usuarios externos de forma segura, trazable y totalmente integrada con SAP.
Retos técnicos a la hora de compartir externamente
¿Quién no ha guardado nunca un documento en el escritorio para “más tarde” subirlo a la carpeta correcta? Y ahí se ha quedado… Estos problemas afectan eficiencia operativa, trazabilidad y cumplimiento regulatorio.
Las organizaciones que gestionan procesos con proveedores o clientes externos suelen enfrentar problemas como versiones múltiples de documentos, ya que al compartir por distintos canales , como el correo, es difícil garantizar que todos trabajen con la versión correcta. A esto se suman otras prácticas poco recomendables, originando falta de control de acceso, que documentos compartidos queden expuestos a usuarios no autorizados, así como fragmentación de información. Consecuentemente, los archivos se dispersan entre repositorios, emails, servidores locales o ordenadores personales, por lo que cuando llega el momento de una auditoría cunde el pánico. No hay registro centralizado de accesos, modificaciones o aprobaciones.
La solución OpenText: Core Share integrado con Extended ECM en entorno SAP
Core Share es un servicio cloud de OpenText y que al ser integrado con Extended ECM permite compartir y sincronizar documentos con usuarios externos sin comprometer seguridad ni trazabilidad. Sus características técnicas clave incluyen:
Sincronización automática de documentos con Extended ECM
• Los documentos cargados en Core Share se sincronizan en tiempo real con el Business Workspace correspondiente en Extended ECM.
• Los cambios de usuarios externos se reflejan automáticamente en SAP y Extended ECM, manteniendo consistencia de datos y metadatos.
• Permite integrarse con workflows internos para activar aprobaciones o procesos automatizados al recibir documentos externos.
Por ejemplo: durante el proceso de alta de un nuevo proveedor, este puede enviar documentación clave (certificados, datos fiscales, contratos) a través de Core Share y, así, salta una notificación al responsable de compras o finanzas. A partir de ahí, el documento pasa por las distintas fases del proceso, validación, aprobación o añadir comentarios, sin necesidad de intervención manual ni intercambio de correos electrónicos.
Control granular de permisos
• Permisos por documento, carpeta y usuario, con roles como lectura, edición, comentarios o aprobación.
• Integración con el SAP Authorization Concept y políticas de seguridad corporativa.
• Capacidad de establecer expiración de enlaces, notificaciones automáticas y restricciones de descarga para aumentar seguridad.
Integración documental multi-interfaz
• Esta solución permite que los usuarios accedan a documentos y procesos desde diferentes entornos o, mejor dicho, interfaces, como web, móvil o ordenador (Smart View, Mobile o Classic View) sin que esto afecte a la experiencia o al control de la información.
Por ejemplo: un usuario puede iniciar un proceso desde su ordenador, otro puede revisarlo desde el móvil y un tercero aprobarlo desde otro entorno. Una nueva forma de trabajo adaptado, que ofrece múltiplos puntos de acceso, pero sin comprometer la gestión documental.
Trazabilidad de la información y auditoría completas
• Registro detallado de todas las acciones sobre los documentos y historial de cambios: accesos, visualizaciones, ediciones, versiones, comentarios y descargas.
• La información de auditoría se gestiona de forma centralizada en OpenText Extended ECM, manteniendo la vinculación con los objetos de negocio en SAP (a través de metadatos y relaciones).
• Facilitación del cumplimiento de normativas como GDPR, SOX o ISO 9001, gracias a capacidades de trazabilidad, control de accesos y políticas de retención.
Seguridad avanzada de dados
• Transmisión segura de la información mediante protocolos cifrados (TLS/HTTPS) y almacenamiento protegido en el repositorio documental.
• Integración con mecanismos de autenticación corporativa como SAP Single Sign-On (SSO) o proveedores de identidad externos (IdP).
• Gestión avanzada de roles y permisos, asegurando que cada usuario solo acceda a la información que le corresponde.
• Generación de alertas para cumplir con políticas y seguridad corporativa.
Recomendaciones en la implementación de OpenText Core Share en entornos SAP
Para maximizar la integración de Core Share y Extended ECM de OpenText en entornos SAP algunas de las mejores prácticas según nuestra experiencia en Brait, son:
1. Definir roles y permisos
• Identifica los tipos de usuarios internos y externos (empleados, proveedores, socios).
• Asigna permisos específicos por tipo de documento, evitando accesos innecesarios y cumpliendo con políticas de seguridad.
• Configura grupos y roles dentro de Core Share para simplificar la gestión futura.
2. Configurar Business Workspaces
• Sincroniza automáticamente los documentos con Business Workspaces vinculados a objetos SAP (proveedores, clientes, contratos).
• Establece la estructura de carpetas y metadatos para que cada Workspace refleje la información relevante de SAP.
• Garantiza que la actualización de documentos desde cualquier interfaz se replique en tiempo real.
3. Integrar workflows y notificaciones
• Conecta los workflows de aprobación de Core Share con SAP, permitiendo que las acciones se ejecuten desde ambos sistemas.
• Si la lógica de aprobación es compleja, utiliza WebReports para automatizar condiciones específicas.
• Configura alertas y notificaciones automáticas para mantener a los usuarios informados sobre tareas pendientes.
4. Activar reporting y auditoría
• Habilita informes de uso, auditoría y trazabilidad para cada documento y Workspace.
• Esto asegura que la organización pueda demostrar cumplimiento normativo (GDPR, SOX, ISO 9001) y mantiene un historial completo de acciones.
5. Aplicar seguridad adicional
• Configura caducidad de enlaces compartidos para documentos externos.
• Activa autenticación multifactor (MFA) para todos los usuarios que acceden desde fuera de la red corporativa.
• Genera alertas automáticas ante intentos de acceso no autorizados o actividades sospechosas.
De la colaboración externa manual a la integración desde SAP
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