OpenText Core Content Management es una plataforma SaaS diseñada para centralizar la documentación empresarial, facilitar la colaboración entre equipos y optimizar la gestión de la información dentro de las organizaciones.
A continuación, analizamos algunos de los principales beneficios de OpenText Core Content Management.
Modelo SaaS fácil y rápido de implementar (¡y más barato!)
Uno de los aspectos más destacados de OpenText Core Content Management es su rapidez de implementación, sin coste de infraestructura. Al tratarse de una solución basada en Software as a Service (SaaS), el sistema ofrece una mayor estabilidad y disponibilidad en comparación con muchas plataformas tradicionales instaladas en infraestructura local.
Este modelo permite a las empresas aprovechar beneficios como una mayor disponibilidad del sistema, mantenimiento gestionado por el proveedor, actualizaciones automáticas y reducción de incidencias técnicas.
Disponibilidad de la documentación: anytime, anywhere
Para muchas empresas la cantidad de documentación física que tienen almacenada es muy elevada y hace que sea un un quebradero de cabeza el donde meter esa documentación. La disponibilidad de la documentación en la nube permite ahorrar espacio físico, deshacerse de mucha documentación en papel y que, al mismo tiempo, los equipos puedan acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier momento, desde cualquier dispositivo (móvil, iPad, ordenador…).
Reducción de costes (¡y papel!) por un lado, mayor eficiencia por otro
Otro beneficio importante, en esta línea, es la reducción de costes tecnológicos. Muchas organizaciones utilizan diferentes herramientas para gestionar documentos, procesos o archivos relacionados con distintas áreas del negocio. Esto implica licencias adicionales, mantenimiento de múltiples sistemas y, en algunos casos, infraestructura propia. Con OpenText Core Content Management, muchas de estas funcionalidades pueden centralizarse en una única plataforma. Esto permite:
• reducir el número de aplicaciones utilizadas
• disminuir costes de licencias y mantenimiento
• eliminar infraestructuras on-premise innecesarias
• simplificar la gestión tecnológica
OpenText CCM, al ser una aplicación SAAS, está accesible desde cualquier parte del planeta, siempre y cuando tengas tu usuario y contraseña. – Sofia Paredes, Brait
Integración con aplicaciones empresariales
Uno de los puntos fuertes de OpenText Core Content Management es su capacidad de integración con aplicaciones empresariales clave que permiten extender las capacidades de CCM, más allá de la gestión documental. Algunos ejemplos son la integración de Core Content Management con SAP, Salesforce, con Microsoft y también:
OpenText Core Capture: el OCR de OpenText para captura inteligente y automatica de datos.
Core Signature: para firmas digitales seguras.
Power Docs: que permite la generación de plantillas.
Core Process Automation: para facilitar integraciones con otros sistemas.
Word Plus: para automatización de procesos a través de workflows, como puede ser la aprobación de facturas. Un ejemplo sería crear un workflow donde cada vez que llegue un factura de proveedor X esta sea automáticamente encaminada a la persona responsable de revisarla y/o aprobarla. Una vez esa persona la haya aprobado o rechazado le llega una notificación a la persona que la había enviado (al gestor de dicho documento), para que esté al corriente y realice las acciones oportunas, ya sea contabilizar, hacer el pago, etc.
Como podemos ver, estas integraciones permiten que los usuarios puedan gestionar documentación directamente desde las herramientas con las que trabajan habitualmente, de forma colaborativa, centralizada, sin necesidad de cambiar de aplicación ni sin salir de su entorno de trabajo habitual.
Repositorio único para toda la documentación empresarial
Gracias a la integración con diferentes sistemas empresariales, OpenText Core Content Management permite centralizar la documentación en un único repositorio.
Esto evita que los documentos queden dispersos en diferentes aplicaciones o repositorios, lo que mejora el control sobre la información y facilita el acceso a los documentos correctos en cada momento. Lo de versión-final, versión-finalok, versión-ok-ok-revisada, es cosa del pasado.
En procesos críticos, como la gestión de contratos o documentación legal, trabajar siempre con la versión más actualizada del documento es fundamental. Además, esto tiene un impacto directo en la productividad, ya que reduce el tiempo dedicado a navegar entre sistemas y evita interrupciones en el flujo de trabajo.
Asimismo, se facilita el trabajo colaborativo entre empleados que se encuentran en distintas ubicaciones y se permite que varios usuarios trabajen sobre un mismo documento de forma simultánea. Además, el sistema incluye funcionalidades como gestión de versiones, control de cambios y acceso simultáneo a documentos.
Inteligencia artificial integrada
OpenText Core Content Management también incorpora capacidades de inteligencia artificial mediante la tecnología OpenText Aviator.
Esta funcionalidad permite mejorar la gestión de la información y facilitar tareas relacionadas con el contenido, optimizando la forma en que los usuarios interactúan con los documentos y los procesos asociados.
La integración de inteligencia artificial dentro de la plataforma forma parte de la evolución de las soluciones de gestión documental hacia sistemas cada vez más inteligentes y automatizados.
Implementación rápida mediante Business Scenarios
Otro elemento diferencial de OpenText Core Content Management es la posibilidad de utilizar Business Scenarios, soluciones preconfiguradas que permiten implementar rápidamente determinados procesos de negocio.
Estos escenarios incluyen configuraciones ya preparadas para casos de uso comunes dentro de las empresas, lo que permite reducir el coste, tiempo de análisis previo e implementación del proyecto. Aunque pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada organización, partir de una solución ya configurada simplifica considerablemente el proceso de despliegue y nos guía en cómo empezar la digitalización documental.
Funcionalidades avanzadas de gestión documental
OpenText Core Content Management es un gestor documental enriquecido por lo que cuenta con capacidades extra, pero sigue teniendo todas las funcionalidades básicas y propia de un gestor documental empresarial, como por ejemplo:
• búsquedas avanzadas de documentos
• clasificación mediante metadatos
• auditoría completa de la actividad sobre los documentos
• control de permisos y accesos
• gestión de versiones
• políticas de retención documental y cumplimiento normativo (como la Protección de Datos)
Por ejemplo, se puede automatizar la eliminación obligatoria de los datos de empleados que ya han dejado la compañía (y que no se puede retener pasado determinado tiempo).
CCM nos va a permitir hacer búsquedas precisas y recuperar la documentación con mucha rapidez. Gracias a tener la documentación muy bien clasificada y categorizada dentro del gestor, vamos a poder tener una auditoría completa de todo lo que sucede, sobre todo en nuestros documentos. – Sofia Paredes, Brait
Automatiza la gestión documental de tu empresa con Opentext y Brait
En Brait tenemos un departamento de Gestión Documental totalmente dedicado y certificado en OpenText. Ayudamos a las empresas a optimizar la gestión de su información mediante soluciones avanzadas y automatización de procesos. Nuestro equipo cuenta con amplia experiencia en la implantación de soluciones OpenText y en su integración con plataformas empresariales como SAP, Microsoft 365 o Salesforce.
Si quieres descubrir cómo OpenText Core Content Management puede ayudarte a centralizar la documentación, mejorar la colaboración entre equipos y optimizar tus procesos de negocio, estaremos encantados de analizar tu caso.
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