¿Qué es OpenText Core Content Management?

OpenText CCM (Core Content Management) es una plataforma en la nube que permite la gestión de documentos de forma centralizada, al mismo tiempo que protege la información corporativa y facilita los flujos de trabajo, la colaboración entre equipos y el acceso desde cualquier lugar y dispositivo de forma segura.

Su integración seamless con aplicaciones empresariales como SAP S/4HANA, Salesforce, Microsoft 365 y Google Workspace maximiza la productividad de los empleados, acelera procesos y garantiza la seguridad de los datos, como explicamos más abajo con algunos ejemplos.

Ejemplos prácticos de OpenText Core Content Management… al final ¿para qué sirve?

1. Inteligencia artificial para una mejor gestión de proyectos

Permite almacenar, organizar y controlar el acceso a toda la información empresarial en un entorno seguro, eliminando la dispersión de documentos. Incluye capacidades de IA para buscar, clasificar y extraer información de documentos de forma más inteligente, mejorando la toma de decisiones.

Esto se traduce en una mayor colaboración entre equipos internos y externos, permitiendo compartir, versionar y trabajar en documentos en tiempo real desde cualquier lugar y dispositivo.

2. Firma electrónica de contratos

Gracias a la integración con Core Signature, los contratos se pueden enviar automáticamente a las partes involucradas para su firma electrónica.

Los colaboradores pueden seguir el estado del proceso de firma y recibir notificaciones cuando el contrato esté firmado y archivado.

3. Gestión de correos electrónicos importantes

Por ejemplo, un responsable de compras recibe un correo electrónico con una orden de compra y archivos adjuntos en Outlook. Utilizando la integración, se archiva el correo y sus adjuntos directamente en el workspace correspondiente en Core Content Management, asegurando su conservación y fácil localización en el futuro.

4. Captura inteligente y digitalización de documentos en papel

Esta es una herramienta bastante útil para departamentos como recursos humanos, ya que se pueden escanear los documentos usando OpenText Core Capture, que extrae automáticamente los datos clave gracias (nombre, fecha, puesto, etc.) y los guarda en el perfil digital del empleado dentro de Core Content Management, reduciendóse drasticamente la introdución manual de los datos.

5. Compartir documentación con externos de forma segura

Se permiten controles de acceso a Core Content Management para dar permisos temporales solo a los documentos necesarios, garantizado la seguridad de la información y el cumplimiento normativo de protección de datos. Además, se puede revocar el acceso en cualquier momento o limitar la descarga de documentos.

6. Automatización de reportes y aprobaciones

Se facilita el reporte mensual de informes, como viene a ser habitual con OpenText a partir de sus herramientas de analítica integradas como VIM Analytics. Asimismo, se permite activar automáticamente un flujo de aprobación que notifica al supervisor. Tras su revisión, el reporte se marca como “aprobado” y se archiva según la política de retención de la empresa.

En resumen, qué se puede hacer con OpenText Core Management

Los colaboradores de una empresa pueden usar OpenText Core Content Management para almacenar, encontrar, compartir, aprobar y firmar documentos, digitalizar información y colaborar de manera eficiente y segura integrando estos procesos directamente en sus aplicaciones habituales como SAP o sacando máxima ventaja de una integración de CCM con Outlook. Esto no solo ahorra tiempo, sino que mejora la productividad y el cumplimiento normativo en toda la organización.

En Brait somos especialistas en soluciones OpenText para SAP, con amplia experiencia en la implantación y optimización de soluciones que ayudan a las empresas a digitalizar sus procesos y alcanzar sus objetivos de negocio. ¿Quieres saber cómo OpenText Core Content Management puede impulsar la transformación digital de tu organización? ¡Contacta con nosotros!