OpenText Core Content Management (CCM) se integra con sistemas empresariales como SAP, Microsoft 365 o Salesforce para centralizar la documentación y mejorar la gestión de la información. Como hemos visto en artículos anteriores, esa es exactamente una de las grandes ventajas de esta solución.
Muchas organizaciones que pretenden digitalizar su gestión documental, se dan cuenta de que la información está distribuida entre diferentes sistemas como ERP, CRM o herramientas de colaboración, lo que puede provocar duplicidades, falta de control documental o dificultades para localizar información. Pero al implementarse este sistema de forma transparente con SAP nos va permitir centralizar la documentación, mejorar la trazabilidad de la información y facilitar el acceso a los documentos directamente desde las aplicaciones de negocio. O sea, todo desde un unico punto.
A continuación, veremos cómo funciona esta integración y cómo se ve en el sistema.
Integración entre SAP y OpenText CCM: el puente es el Workspace
En sistemas empresariales como SAP, cada proceso de negocio suele estar asociado a diferentes objetos de negocio. Estos pueden ser, pedidos de compra (Purchase Orders), proveedores, clientes, proyectos, etc. Cada uno de estos objetos contiene información clave, metadatos y usuarios que interactúan con él dentro del sistema.
La integración de OpenText Core Content Management con SAP permite que cada uno de estos objetos tenga su representación dentro del gestor documental mediante un concepto denominado Workspace, que va a tener una estructura determinada de carpetas y que siempre va a ser la misma estructura que nosotros definamos por objeto.
¿Qué es un Workspace de OpenText y cómo funciona?
El workspace de OpenText funciona como un espacio centralizado donde se almacena toda la documentación relacionada con ese objeto de negocio. Cada workspace incluye una estructura de carpetas predefinida, metadatos asociados al objeto de SAP, permisos de acceso automáticos y relaciones con otros objetos de negocio. De esta manera, toda la documentación vinculada a un proceso queda organizada de forma estructurada y fácilmente accesible.
La estructura estandardizada de la documentación es clave
A nivel practico, todas las purchase orders van a tener la misma estructura de carpetas. Esto significa que de cada vez que se cree un Workspace (la representación de mi objeto en SAP) se va a crear una serie de permisos asociados.
Por ejemplo:
- todas las órdenes de compra tendrán la misma estructura de carpetas.
- todos los proveedores tendrán su propia estructura definida.
- todos los clientes tendrán su propio espacio documental.
Esto permite estandarizar la organización de la documentación dentro de la empresa, facilitando su localización y gestión.
Gestión automática de permisos y seguridad entre SAP y OpenText CCM
Cuando se crea un workspace asociado a un objeto de negocio, también se generan automáticamente los permisos de acceso correspondientes. Esto significa que solo los usuarios autorizados podrán acceder a la documentación y que los permisos estarán alineados con los roles definidos en el sistema empresarial. Asimismo, se evita el acceso a información sensible por parte de usuarios no autorizados. Este enfoque garantiza una gestión documental segura y controlada, especialmente importante en procesos críticos como compras, contratos o gestión de proveedores.
Metadatos sincronizados entre SAP y el gestor documental
Otro aspecto clave es la sincronización de metadatos. El workspace creado en OpenText hereda los metadatos del objeto de negocio en SAP, lo que permite clasificar automáticamente la documentación, buscar documentos utilizando información del sistema ERP y mantener coherencia entre sistemas. Gracias a esta sincronización, los usuarios pueden localizar documentos utilizando criterios de negocio como número de pedido, proveedor o cliente.
Navegación entre objetos relacionados
Trabajar con Core Content y SAP de forma conjunta también permite establecer relaciones entre diferentes objetos de negocio. Por ejemplo, desde una orden de compra es posible acceder directamente al workspace del proveedor asociado y consultar toda la documentación relacionada con ese proveedor. Esto facilita enormemente la navegación entre información y proporciona una visión completa del contexto documental de cada proceso.
Acceso a la documentación directamente desde SAP
Una de las grandes ventajas integrar Core Content Management con SAP es que los usuarios pueden acceder a la documentación sin necesidad de salir del sistema, es decir, todo queda dentro de SAP de forma nativa y transparente (seamless).
Esto significa que desde el propio sistema ERP es posible llevar a cabo diversas tareas como consultar documentos asociados a un objeto, añadir nueva documentación o navegar por el workspace correspondiente. Esto permite que los usuarios trabajen siempre dentro de su entorno habitual, evitando cambios de aplicación y mejorando la productividad. Al mismo tiempo, todos los documentos siguen almacenados en el gestor documental, garantizando una gestión centralizada de la información.
La integración entre OpenText Core Content Management y SAP aporta numerosas ventajas, como hemos visto.
¿Quieres integrar tu gestor documental con SAP?
En Brait ayudamos a las organizaciones a integrar soluciones de gestión documental OpenText, como OpenText ECM o Core Content,con sus sistemas empresariales, optimizando el acceso a la información y mejorando la eficiencia de los procesos de negocio. Si quieres descubrir cómo OpenText Core Content Management puede integrarse con SAP u otras aplicaciones empresariales, nuestro equipo puede ayudarte a analizar tu caso y definir la mejor estrategia de implantación.
Contacta con nosotros para conocer cómo mejorar la gestión documental de tu organización.
