Considérese una organización que opera en múltiples países. España tiene la Ley Crea y Crece, Alemania exige ZUGFeRD, Francia requiere plataformas de desmaterialización (PDP), Portugal implementa SAF-T, Reino Unido necesita MTD, Italia usa FatturaPA. Por encima de todo esto, el GDPR atraviesa toda Europa con requisitos de anonimización y protección de datos a través de la normativa ViDA.
Mientras tanto, una empresa puede operar con SAP y, al mismo tiempo, tener dispersos entre diferentes sistemas muchos de sus documentos, aprobaciones, firmas digitales y registros de auditoría, con carpetas compartidas y, a veces, aplicaciones obsoletas.
Este escenario incrementa notablemente el riesgo de incumplimiento y, consecuentemente, de abultadas sanciones, así como de pérdida de trazabilidad. Además, se necesitan tareas manuales que consumen mucho tiempo, son repetitivas, generan errores y que podrían evitarse al estar automatizadas.
El desafío de las regulaciones fragmentadas
Un desafío común a la mayoría de las empresas que operan con SAP es que gran parte del trabajo cotidiano sigue sucediendo fuera del sistema. Los usuarios navegan entre múltiples soluciones y los documentos se almacenan en repositorios aquí y allá. Esto hace con que algunas decisiones se tomen sin información completa o actualizada.
Esta fragmentación crea, asimismo, vulnerabilidades legales. Cuando los documentos residen en múltiples ubicaciones y los procesos son manuales, las organizaciones incumplen estas regulaciones sin ser plenamente conscientes del riesgo.
En contrapartida, un sistema centralizado y que albergue todo el cumplimiento legal permite tener:
• Un único repositorio de documentos de verdad
• Trazabilidad completa de quién hace qué y cuándo
• Políticas automáticas de retención y eliminación
• Firmas digitales verificables
• Auditorías completas sin brechas
(Te interesa: Gobernanza de datos en SAP y compliance con OpenText Extended ECM)
Soluciones de SAP + OpenText para cumplimiento normativo
La integración de OpenText con SAP crea una arquitectura donde contenido y procesos trabajan juntos, no separados.
Un único repositorio de verdad
Por ejemplo, cuando OpenText Vendor Invoice Management (VIM) se integra en SAP, cada factura genera automáticamente un documento vinculado a la transacción SAP. Las aprobaciones quedan registradas y los metadatos de SAP (proveedor, país, fecha, importe) se sincronizan automáticamente. Todo es accesible directamente desde SAP sin cambiar de sistema.
Firmas digitales integradas
OpenText es compatible con servicios de firma digital certificados y reconocidos a nivel global y también cuenta con el suyo propio (Core Signature).
Retención automática según regulación
Se pueden definir políticas por país, sin salir de SAP. Cuando se alcanza la fecha, los documentos se marcan para retención legal automáticamente, los datos personales se anonimizan, y se genera un reporte de auditoría. Los datos relevantes para impuestos permanecen intactos.
Informes en tiempo real desde SAP
Con OpenText integrado, es posible generar reportes automáticamente desde documentos en SAP. Todo desde una única fuente de verdad, sin tablas manuales innecesarias.
Facturación electrónica global con Invictia
Pensando en las empresas que operan en múltiples países, en Brait hemos desarrollado Invictia, una solución de facturación electrónica diseñada desde el inicio para cumplimiento global, sin salir de SAP, ya que se trata de un add-on Plug & Play que se integra de forma nativa en SAP ECC o S/4HANA.
Invictia permite:
• Emisión y recepción en múltiples formatos: UBL, CII, Peppol desde un único repositorio en SAP.
• Cumplimiento global y local automatizado en más de 100 países, por ejemplo Ley Crea y Crece (España), eInvoicing Francia, SAF-T Portugal/Polonia, ZUGFeRD Alemania, FatturaPA Italia, etc.
• Integración con firmas digitales: conexión automática con proveedores de firma certificados.
Invictia se integra directamente con OpenText y SAP para crear un flujo completo: emisión y recepción de facturas electrónicas + contabilización o retención según reglas de negocio + archivado legal.
Por qué Brait para cumplimiento global en tu empresa
En Brait entendemos que cumplimiento no es un proyecto puntual, sino una arquitectura operacional permanente. Con proyectos en España, Portugal, Francia, Italia, Polonia, Alemania, Colombia, etc., conocemos los matices específicos de cada regulación.
• Invictia by Brait: Un addon diseñado desde el inicio para cumplimiento global multipaís en SAP (se integra de manera nativa).
• Expertise OpenText + SAP: Cientos de proyectos de integración implementados como por ejemplo, en Grifols.
• Equipo técnico especializado: Cuando se requiere lógica personalizada, se cuenta con developers internos que configuran workflows sin depender de terceros
• Soporte continuo: las regulaciones evolucionan. Cuando la Ley Crea y Crece exiga nuevos requisitos, daremos soporte y aplicaremos los cambios necesarios.
