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Si tu empresa tiene varios proveedores activos, probablemente vives la realidad de tener información dividida por entre departamentos. Puede que Procurement tenga un Excel con una lista de proveedores. Está bastante actualizado. Pero no tiene los contratos. Un abogado tiene los contratos archivados en una carpeta. Pero no tiene los cambios de precios que se negociaron después. El equipo de logística tiene comunicaciones por email sobre entregas y cambios. Finanzas tiene datos de pagos en SAP. Nadie tiene la visión completa y no tener una gobernanza de datos colleva riesgos.
El verdadero coste de una "gestión de proveedores" manual y no integrada
Si cuando necesitas responder "¿cuál fue el último cambio que hicimos con este proveedor?", la respuesta es una búsqueda maratónica o cuando un auditor pregunta "¿dónde están los términos de este contrato?", alguien tiene que buscarlo manualmente, el coste de este trabajo manual y de la información desperdigadani siempre es visible.
Veámos donde está el coste de no tener una Gestión Documental centralizada y digitalizada:
- Tiempo que gasta Procurement buscando información.
- Errores cuando se trabaja con información incompleta.
- Riesgo de no cumplir términos porque no se sabe cuáles eran.
- Poder de negociación perdido.
- Redundancia: la misma información guardada en 5 lugares distintos.
Qué pasa cuando todo está en un sitio
OpenText Core Content Management hace algo que suena simple, pero que en la práctica es sumamente transformador en la forma de trabajar en las empresas. Con esta solución cada proveedor tiene un "sitio" donde vive toda su información, lo que llamamos "Workspaces". Se trata de un espacio de trabajo completo dedicado a ese proveedor. Cuando un proveedor se da de alta en SAP, el sistema automáticamente crea ese espacio. Y desde ese momento, todo lo relacionado con ese proveedor, ya sean contratos, comunicaciones, cambios de precio, documentación de cumplimiento, está ahí. Esto significa que el contrato y posibles cambios, comunicaciones sobre cambios de cuenta bancaria, certificados de calidad y cumplimiento normativo, historial de auditoría, todo está ahí. Todo al alcance de un click, en menos de un minuto, en una interfaz. Esto es posible porque con Core Content se crea un historial de cambios, accesos de usuarios, etc, es decir, hay total trazabilidad de los archivos.
Asimismo, todo lo guardado tiene sentido, no es solo un repositorio. Se crean permisos y un historial de versiones durante el tiempo que haga falta.
Un ejemplo práctico de un Workspace de CCM de OpenText
Imaginemos que un Director Financiero de una empresa busca información de un proveedor que se fue sin aviso previo, tras 12 años de estrecha colaboración.
Si hubiera tenido Core Content Management implementado, el proceso hubiera sido:
1. Abre el Workspace del proveedor (que desapareció)
2. Ahí está el contrato original de hace 12 años
3. Todos los cambios posteriores están documentados en orden cronológico
4. Los términos especiales están catalogados
5. Los descuentos por volumen están registrados
6. Hay un registro de quién negoció qué y cuándo
¿Cuánto tarda eso? 2 minutos.
Después, cuando necesita encontrar un nuevo proveedor con características similares, sabe exactamente qué términos negociar. Porque todo está documentado.
“Documentos centralizados” importan más de lo que creemos a veces
Una empresa puede tener toda la documentación de proveedores guardada en algún sitio. Pero lo que Core Content Management hace es algo diferente, porque guarda la información, la conecta, cataloga, la recupera cuando hace falta y la vincula a SAP.
Por ejemplo:
- Cuando Finanzas procesa una factura del proveedor en SAP, puede acceder directamente a los términos de pago porque están en el mismo Workspace.
- Cuando legal necesita revisar si un proveedor tiene seguro de responsabilidad civil, lo busca en el Workspace.
- Cuando la auditoría interna pregunta si cumplimos los términos de calidad, está documentado en el Workspace.
Un Workspace de OpenText es diferente porque registra:
- Quién puede ver qué. Si alguien es de finanzas, ve datos financieros. Si es de calidad, ve documentación de cumplimiento. No todos ven todo.
- Qué información es importante. Los metadatos permiten buscar "dame todos los proveedores de electrónica en la región sur". No es búsqueda de texto. Es búsqueda inteligente.
- Accesos por usuario, cambios y quién lo cambió. Si alguien modifica un precio o un término, queda registrado.
- Fechas o deadlines relevantes. Si un proveedor tiene una certificación que vence en 6 meses, el sistema puede notificar al responsable automáticamente.
Otro beneficio que merece especial atención es que cuando cambia el equipo de Procurement, por ejemplo, el traspaso es infinitamente más fácil. El nuevo responsable puede entender qué pasó en 5 años con el proveedor en una tarde.
Eso es lo que un Workspace hace. Transforma "documentación de proveedores" de "un montón de carpetas en distintos sitios" a "un lugar donde sé que encontraré lo que necesito".
Si esto te suena familiar... en Brait te ayudamos a implementar un Gestor Documental inteligente
Si en tu empresa: hay varios proveedores activos y a veces no se sabe dónde está toda la documentación; se pierde mucho tiempo buscando información que debería estar fácilmente accesible; hay que reconstruir términos negociados o condiciones especiales; ha habido contratiempos porque alguien que se fue era el único que sabía ciertos detalles de un proveedor; las auditorías duran más tiempo del que deberían porque la documentación no está organizada.
Entonces un gestor documental inteligente puede ser la solución. En Brait ayudamos a docenas de empresas en implementarlo y hemos visto como del caos se puede pasar sencillamente a la centralización inteligente. El beneficio no es solo en números (menos tiempo buscando, menos errores), pero también en confianza y formas de trabajar más fluidas y productivas.
Si quieres entender cómo tu empresa podría beneficiarse de esto, contáctanos.
