La gestión documental es uno de los pilares de la transformación digital de las empresas. A medida que las organizaciones generan más información y trabajan con equipos cada vez más distribuidos, contar con una solución moderna, segura y escalable se vuelve imprescindible.
Si quieres empezar la digitalización documental en tu empresa de forma sencilla, en entorno colaborativo, con una solución fácil de implementar y poco costosa ¡sigue leyendo!
¿Qué es OpenText Core Content Management?
En este contexto, OpenText Core Content Management se posiciona como una solución de gestión documental cloud (SaaS) diseñada para simplificar la administración de documentos, mejorar la colaboración entre equipos y reducir los costes asociados a las plataformas tradicionales. Sin entrar en la complejidad de soluciones como xECM (OpenText Content Management – Extended ECM), se destaca por permitir una implementación muy rápida con menos costes de infraestructura, por ser totalmente escalable y disponer de actualizaciones automáticas.
A continuación, analizamos a fondos estos y otros beneficios de OpenText Core Content Management y por qué cada vez más organizaciones están apostando por este modelo frente a los gestores documentales tradicionales.
Beneficios de OpenText Core Content Management para las empresas
1 - Implementación rápida y menos costes
Uno de los grandes beneficios de OpenText Core Content Management es su rapidez de implementación.
Al tratarse de una solución SaaS (Software as a Service), la plataforma se ofrece directamente desde la nube, lo que elimina la necesidad de instalar servidores propios, desplegar infraestructura tecnológica o realizar configuraciones complejas de instalación.
Esto permite a las organizaciones reducir significativamente los tiempos de implantación y comenzar a trabajar con el gestor documental en mucho menos tiempo que con soluciones tradicionales.
Además, el modelo cloud también contribuye a reducir los costes iniciales de implementación, ya que no es necesario realizar inversiones en infraestructura.
2 - Actualizaciones automáticas sin impacto en el negocio
En los gestores documentales tradicionales instalados en servidores propios, las actualizaciones de versión suelen implicar proyectos técnicos complejos que requieren planificación, pruebas y costes adicionales.
Con OpenText Core Content Management, este proceso cambia completamente gracias a su modelo SaaS.
Las actualizaciones se realizan automáticamente, lo que permite:
• disponer siempre de la última versión del sistema
• evitar proyectos de actualización costosos
• reducir el esfuerzo técnico interno
• garantizar mejoras continuas de seguridad y funcionalidad
Todo ello sin interrumpir la actividad de los usuarios.
3 - Acceso seguro y colaboración desde cualquier lugar
La forma de trabajar ha cambiado. Los equipos ya no se encuentran siempre en la misma oficina y la colaboración digital es clave para la productividad. OpenText Core Content Management permite que los empleados puedan acceder a la documentación corporativa desde cualquier lugar, facilitando el trabajo colaborativo en tiempo real.
Esto permite que varios usuarios trabajen simultáneamente sobre la misma información, sobretodo si se añade la extensión OpenText Core Share, se evita la duplicidad de documentos, pérdida de versiones, el intercambio de archivos por correo electrónico y sobretodo, se evitan errores desnecesarios.
4 –Integración con otras soluciones empresariales
Otra de las ventajas que tiene, y la que hace que los que los Gestores Documentales de Obentex sean los más valorados y los más implantados, es que tiene integración de caja con las principales aplicaciones empresariales del mercado. De forma sencilla, Core Content se integra con SAP, con Microsoft 365 y Teams, Salesforce, Google Workspace o SuccessFactors.
Esto permite que los usuarios puedan acceder al gestor documental directamente desde las herramientas que ya utilizan en su día a día, sin cambiar de entorno de trabajo.
Por ejemplo, desde Microsoft Teams es posible almacenar documentos directamente en el gestor documental, beneficiándose al mismo tiempo de funcionalidades avanzadas como control de permisos, auditoría documental, flujos de aprobación o gestión de versiones.
5 - Implementación más rápida y económica mediante Business Scenarios
Otra ventaja y un elemento diferencial de CCM es la posibilidad de desplegar Business Scenarios, soluciones preconfiguradas que permiten implementar rápidamente casos de uso comunes dentro de las empresas.
Estos escenarios incluyen procesos habituales como la gestión documental en áreas como Compras, Gestión de proveedores, contratos o órdenes de compra.
Al partir de configuraciones ya preparadas, es posible reducir considerablemente el tiempo de análisis y desarrollo, acelerando la puesta en marcha del sistema y reduciendo los costes del proyecto.
6 - Escalabilidad y flexibilidad del modelo cloud
Al estar basado en cloud, OpenText Core Content Management ofrece una escalabilidad total.
Esto significa que las organizaciones pueden adaptar la solución a sus necesidades actuales y ampliarla a medida que el negocio crece, sin tener que rediseñar su infraestructura tecnológica.
Además, la plataforma forma parte del ecosistema de soluciones OpenText, lo que permite ampliar sus capacidades mediante la integración con otras herramientas como:
• Core Capture, para captura inteligente de documentos.
• Core Signature: firma electrónica.
• Automatización de Facturas, con VIM (OpenText Vendor Invoice Management)
De esta forma, las empresas pueden construir una plataforma completa de gestión de la información empresarial.
¿Por qué elegir OpenText Core Content Management?
Las empresas que apuestan por OpenText Core Content Management obtienen una solución de gestión documental moderna, flexible y preparada para entornos digitales.
Entre sus principales ventajas, como hemos visto, destacan:
• implementación rápida
• reducción de costes de infraestructura
• actualizaciones automáticas
• acceso desde cualquier lugar
• colaboración en tiempo real
• integración con aplicaciones empresariales
• escalabilidad cloud
Todo ello permite mejorar la eficiencia operativa y optimizar la gestión de la información corporativa.
¿Será OpenText Core Content la solución para tu organización?
En Brait ayudamos a las organizaciones a elegir el Gestor Documental más adecuado a sus necesidades. Contamos con soluciones avanzadas de gestión documental y automatización de procesos. Nuestro equipo cuenta con amplia experiencia en la implantación de soluciones OpenText y en su integración con plataformas empresariales como SAP, Microsoft 365 o Salesforce.
Si quieres conocer cómo OpenText Core Content Management puede ayudarte a modernizar tu gestión documental y mejorar la eficiencia de tus procesos, nuestro equipo estará encantado de analizar tu caso y acompañarte en todo el proceso de implantación.
Contacta con nosotros para descubrir cómo llevar la gestión de contenidos de tu empresa al siguiente nivel.
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